Agile maakt Tendermanagement transparant en scherp
19 juni 2019 Anouk van Klink

Agile maakt Tendermanagement transparant en scherp

In korte sprints kun je ook een marathon lopen
Omdat soms de beste ideeën op het verkeerde moment ontstaan

Haastige brainstormsessies, zoeken naar gaten in de agenda van interne experts, overleggen tot in de late uurtjes… Inschrijven op tenders en aanbestedingen gaat vaak gepaard met werken onder tijdsdruk, langdurige overleggen en (extreme) pieken in tijdsbelasting van de teamleden. Rick Uringa (directeur Cinfield) speurt continu naar methoden om tenderteams succesvoller te laten werken aan de beste oplossingen. Samen met Gidion Peters introduceren zij: Agile Tendermanagement.

Agile is een wendbare manier van organiseren. Het is ontstaan en ontwikkeld in de ICT om vat te krijgen op de snel ontwikkelende en voortdurend wijzigende producten. Agile werkvormen worden inmiddels wereldwijd – en ook buiten de ICT – met succes toegepast. Agile werken brengt overzicht, gelijkmatige tijdsbelasting, team-adaptiviteit en snelle resultaten.

Rick Uringa en Gidion Peters  (directeur Organize Agile, het moederbedrijf van Scrum Company) zochten elkaar op om te onderzoeken hoe succesvolle Agile werkprincipes kunnen worden gebruikt in tendermanagement. Het resultaat is de Agile tendermanagement training waarin we aan te slag gaan met het Agile tenderproces met duidelijke rollen, korte slagen en een gedragen eindproduct.

Waar is de behoefte naar een training Agile tendermanagement ontstaan?

Te veel tenders gaan gepaard met stress, onnodig tijdverlies en oplopende kosten. En te vaak is de tendermanager de enige die de agenda vrij heeft voor de juiste focus. Excellerende tenderorganisaties hebben het proces (het middel) onder controle en focussen op kwaliteit. Omdat leden van tenderteam ‘het erbij doen’ is er vraag naar een aanpak waarin je tijd en voortgang evenwichtig verdeelt. Welkom bij Agile Tendermanagement.

Rick: “Wij zien dat veel organisaties uitdagingen ondervinden met het effectief en efficiënt managen van tendertrajecten. Wij adviseren en ondersteunen organisaties bij het realiseren van succesvol deal- en tendermanagement en vertalen daarbij hun uitdagingen naar effectieve trainingsprogramma’s. Het succesvol managen van deals en tenders betekent in veel opzichten het managen van een complex project, bestaande uit meerdere deelprojecten. Door de veranderende markt en de druk om continu te presteren vraagt dit veel flexibiliteit, wendbaarheid en snelheid van een organisatie. Dat zijn onderdelen die wij terugzien in de wereld van Agile organiseren.”

Gidion: “Zelf doen we regelmatig mee aan tenders, en ik heb ervaren hoe lastig dat soort trajecten kunnen zijn vanuit de aanbieder. Alleen al omdat tussentijdse feedback van de klant – een agile principe – vrijwel onmogelijk is zodra de tender is gepubliceerd. Daarnaast is het telkens zoeken naar hoe je de juiste mensen de juiste bijdrage kan laten leveren aan een goed samenhangend aanbod, en dat alles op tijd. We hebben zelf ondervonden welke agile principes en werkwijzen kunnen helpen bij het indienen van een bid. Belangrijk daarin is het scherp beleggen van rollen en verantwoordelijkheden, maar ook het voortdurend (her)prioriteren van de inhoudelijke onderdelen, zodat je als team altijd aan de meest waardevolle stukken werkt. Technieken als ‘user story mapping,’ waarbij je de onderdelen van een tender visualiseert en prioriteert, helpen dan.”

Wat maakte de samenwerking tussen Scrum Company en Cinfield logisch?

Rick: “Als expert weten we ook wat we niet weten. Daarom halen we die kennis en kunde bij de experts op hun specifieke vakgebied. Scrum Company, onderdeel van Organize Agile, is de absolute expert in het helpen van organisaties om agile werkprincipes toe te passen. Daarnaast hebben we een belangrijke gemene deler die ons succesvol maakt: passie voor ons vakgebied en de gedrevenheid om een bijdrage te leveren aan het succes van onze opdrachtgevers. Dat maakt samenwerken met Scrum Company een logische keuze.”

Gidion: “We zijn dus soortgelijke, kennisgedreven bedrijven. Waarbij onze mensen en waarden goed op elkaar aansluiten. Interessant is ook dat de wereld van tenders, dicht tegen die van sales en commerciële activiteiten aan ligt. En juist de sales wereld zien we snel veranderen. Teamwerk wordt langzaamaan belangrijker dan targets en salesprocessen worden kort-cyclischer. Dat alles past bij een wereld die steeds minder voorspelbaar is en waarin moderne sales professionals en relatiebouwers, het verschil gaan maken. Als Cinfield en Scrum Company hebben we al hele concrete ideeën over die nieuwe wereld, en willen we die samen ondersteunen.”

Voor wie is de training bedoeld?

Iedere organisatie die de kwaliteit van haar tenders wil verbeteren en openstaat voor het toepassen van nieuwe werkmethoden in het tenderproces, vindt in Agile Tendermanagement inspiratie en concrete, direct toepasbare tools. Met de opgedane kennis en inzicht in de werkwijzen hebben tendermanagers een instrument in handen om het volgende tenderproces agile te organiseren én de gecommitteerde tenderprofessionals mee te nemen in te werkwijze en de kracht ervan te leren kennen. Agile Tendermanagement helpt tendermanagers om het proces energiegevend te maken, in plaats van energievragend.

 Welke ambitie hebben jullie met deze training?

De beste tendermanagement-training neerzetten! En vooral tendermanagers en hun teams helpen excelleren. De training helpt bij het behalen van (commerciële) doelen door het flexibel en wendbaar organiseren van hun deal- en tendermanagement. Dit doen we zowel op open inschrijving als incompany. Waarbij we tijdens de incompany training met het gehele tenderteam en eigen casuïstiek aan de slag gaan. Doel hiervan is het inbedden van Agile tendermanagement in de gehele commerciële (tender) organisatie.

Wat is de kracht van de training?

Gidion: “De training brengt Agile organiseren en tendermanagement effectief samen. We werken met casuïstiek die vanuit tendermanagement herkenbaar is voor de deelnemers waardoor zij dit direct toe kunnen passen in het dagelijks werk. De concepten (agile, design thinking) maken we behapbaar en toepasbaar op het tenderproces. We gebruiken visuele hulpmiddelen en canvassen. Centraal staat het werken in korte iteraties (sprints), die helpen om flexibel te zijn en open te staan voor nieuwe inzichten tijdens het schrijven van de tender. Zo lever je wanneer de deadline er is, het meest waardevolle product op.”

Rick: “De trainingen van Cinfield worden beoordeeld met een 8,2 en die van Scrum Company met een 9. Dat maakt het logisch dat we een goed programma bieden.”

Deelnemen?

De eerste trainining Agile Tendermanagement vindt plaats op 3 en 4 juli. Er zijn nog enkele plaatsen beschikbaar. Meer weten en inschrijven kan via deze link. Vragen? Neem contact op met Cinfield via info@cinfield.nl of telefonisch op 088 234 76 00.