Best Value advies

De filosofie van Best Value komt in toenemende mate terug in tenders, zowel in de publieke als private sector. De aanpak zorgt voor een inkooptraject dat gebaseerd is op expertkennis, logische keuzes en transparantie. Naast dat Best Value Procurement in steeds meer verschillende branches wordt toegepast bevatten steeds meer aanbestedingen kenmerken of onderdelen van de Best Value aanpak. Denk daarbij aan het onderbouwen van een aanpak of oplossing met prestatie informatie en interviews of presentaties met en door operationeel uitvoerende. Begrip en kennis van de Best Value principes zijn een must om succesvol in te schrijven op deze tenders.

Belangrijk voor het succes van Best Value is het hebben van heldere en concrete doelstellingen. Zodat jij je als inschrijver kan onderscheiden op het best behalen van deze doelstellingen.

Bij Best Value Procurement wordt de nadruk gelegd op de kennis en de kunde van de leverancier. De inschrijver dient in staat te zijn door middel van dominante informatie (metrics, relevante prestaties) zijn expert-rol aan te tonen en de te leveren prestaties beschrijven. Daarbij zijn logica en eerder behaalde prestaties op vergelijkbare doelen van groot belang. Daarnaast beschrijft de inschrijver de risico’s en de kansen van het project.

Een Best Value Procurement traject is te verdelen in de volgende vier fasen:

1 – Voorbereidingsfase

Dit is de fase waarin ‘de inkoper’ intern de doelstellingen, de scope en het budget helpt bepalen. De lijnen voor het project worden in deze fase door de opdrachtgever uitgezet. 

2 – Aanbod- of beoordelingsfase

Dit is de fase waarin inschrijvers hun aanbod doen In deze fase wordt de eerste selectie gemaakt. Hierbij wordt er gezocht naar de beste kwaliteit tegen de laagste prijs. Er wordt gezocht naar prestatie onderbouwing van de leveranciers, de risico’s en waar de kansen liggen. De opdrachtnemers die in de race zijn leveren dominante informatie aan via de kwaliteitsdocumenten: de prestatie-onderbouwing, het risicodossier en kansendossier.

Een interview met meestal twee sleutelfunctionarissen van de opdrachtnemer maakt onderdeel uit van deze fase. Het interview is vaak een zwaarwegende factor voor het winnen van de aanbesteding. Deze best scorende inschrijver uit deze fase gaat naar fase 3.

3 – Concretiseringsfase

In deze derde fase gaat de beoogd opdrachtnemer de plannen uitwerken tot in de details en neemt hierbij een voortrekkersrol om met opdrachtgever alle onzekerheden en aannames te toetsen. In de concretiseringsfase wordt aangetoond of de opdrachtnemer inderdaad de juiste aanpak en het juiste team heeft voor het realiseren van de opdracht. Indien de opdrachtnemer voldoende heeft aangetoond in control te zijn over het behalen van de doelstellingen van opdrachtgever binnen gesteld budget, dan gaat hij over naar de uitvoeringsfase.

4 – Uitvoeringsfase

Fase 4 is de de uitvoeringsfase. De opdracht is u gegund en het is tijd om de plannen waar te maken. Aan de hand van een gedetailleerde planning kan er een start worden gemaakt. De opdrachtgever kan de voortgang en de kwaliteit meten aan de hand van prestatie-indicatoren en de Wekelijkse Risico Rapportage.