De wedstrijd begint al voor het fluitsignaal
15 januari 2019 Rick Uringa

De wedstrijd begint al voor het fluitsignaal

Dealmanagement en tendermanagement is topsport bedrijven: de voorbereiding

De telefoon gaat. “Kan Cinfield helpen bij het behouden van een grote raamovereenkomst? De tender is net ontvangen. Dus we hebben nog alle tijd”, stelt de beller. Een situatie die ons vaak overkomt en die min of meer gelijk is aan de situatie binnen veel verkooporganisaties: een tender of aanbesteding is gepubliceerd en op dat moment trekken we vanuit tendermanagement alle registers open om de juiste expertise te verzamelen.

Stel je nu eens voor dat Sven Kramer afgelopen vrijdag, op de eerste dag van het EK Schaatsen Allround zijn coach, diëtiste of teammanager belde met zijn hulpvraag: advies om het toernooi te winnen. Of dat Ronald Koeman zijn scouts pas op 7 juni 2019 advies vraagt over de tegenstander, op het moment dat de scheidsrechter net fluit voor het begin van het halve-finale-duel van de Nations League tegen Engeland. Immers, de wedstrijd is pas net begonnen, dus alle tijd om de tactiek te bepalen, toch?

Om wedstrijden te winnen, moet je je voorbereiden. Hoe logisch dat ook lijkt, organisaties bereiden zich geregeld veel te laat voor op het winnen van de prijzen. Bij het inschrijven op aanbestedingen of het beantwoorden van RfP’s en tenders geldt letterlijk wat succesvolle coaches zeggen: tijdens de wedstrijd heeft de coach weinig invloed meer. In de rust of met wissels kan hij nog invloed uitoefenen op het spelbeeld, maar zijn keuzes vooraf bepalen zijn bewegingsruimte tijdens de wedstrijd. Een aanpassing van de tactiek werkt alleen als je daar vooraf op oefent of als je in ieder geval weet wat de afspraken zijn. Natuurlijk, de allerbeste teams en coaches kunnen ook op onverwachte situaties anticiperen. Maar ook dat is het gevolg van relevante ervaring en spelinzicht. Hoe vaak bent u echt het allerbeste team?

Terug naar deal- en tendermanagement. In de inschrijffase (offertefase) komt het vooral aan op operational excellence. Hoe beter iedereen is voorbereid op het proces en zijn taak en rol, hoe meer je weet over de opdrachtgever en de tegenstanders, hoe beter jij aan stakeholdermanagementhebt gedaan; hoe eenvoudiger je de juiste tactiek kunt bepalen. Dan houden jij en je team bovendien meer tijd en energie over voor de relevante onderscheidende propositie, voor de logische keuzes.

Overigens, de diëtiste, de materiaalleverancier en de scout zijn ook ruim voor de start van wedstrijd betrokken. Is de keuze voor de inzet van de juiste experts in de offertefase dan nutteloos? Dat zeker niet. Dat bewijst de markt al jaren. Maar bedenk vooral wat je winst is als je je wel eerder voorbereidt. Om nummer 1 te blijven, moet je je voorbereiden als nummer 2.