Het laatste kwartaal is de begroting voor het volgend jaar aan de beurt. De rol van tenders daarin heeft vaak onderbuikgevoel als basis. Dat kan anders, want iedereen heeft drie instrumenten voorhanden om tenders meer feitelijk te begroten. Opgeteld zijn dat niet drie losse actiepunten, maar een aanpak met samenhang.
- Evalueer een aantal trajecten . Niet één, en niet alleen de winnaars.
De meeste organisaties evalueren wel, maar incidenteel: een notitie, een mail, een regel in het CRM. Dat levert een anekdote op, geen patroon. Wij evalueren bij Cinfield al ruim tien jaar op dezelfde vaste assen: Strategie & propositie, Proces, Resources, Kennis & Kunde, Informatie en Draagvlak. Door evaluaties steeds op dezelfde manier uit te voeren, laten ze zich onderling vergelijken. En dat leidt tot vakvolwassenheid.
Pak er daarom dit kwartaal niet één evaluatie bij, maar een reeks: de laatste vier, vijf trajecten. Gewonnen én verloren. Pas dan zie je of iets een incident was of een structureel patroon. En kun je beter onderbouwen welke verbeterslagen nodig zijn. We delen ons evaluatiemodel graag en gratis met je.
- Toets op je proces echt wordt gevolgd. Door iedereen.
Bijna alle organisaties hebben een proces voor tenders. De vraag is: wordt dat proces ook gevolgd? Niet alleen door de tendermanager en de tenderschrijver, maar door iedereen die input moet leveren of besluiten moet nemen voor een tender.
Deze zomer zagen we bij drie verschillende opdrachtgevers, in dezelfde week, vergelijkbare problemen. Het hoger management was aan de voorkant niet betrokken of had niet georganiseerd dat de juiste mensen beschikbaar waren. Het gevolg: de tendermanager en -schrijver liepen de gaten dicht in het weekend en ’s avonds. Bij één opdrachtgever leidde de aanhoudende druk zelfs tot verloop en een extra vacature op de bidmanagementafdeling.
Bij geen van deze organisaties ontbrak het proces. Het ontbrak aan discipline om het te volgen. En aan betrokkenheid van management vanaf de start. Niet pas bij de review van een versie die voor 60 of 90 procent af is.
Een gerichte assessment legt dit soort weeffouten bloot. Zo kun je ze aanpakken voordat ze opnieuw een volledige jaarcyclus meegaan.
- Reserveer budget voor extra capaciteit én opleiding. Vooraf, niet achteraf.
De gebruikelijke reflex: extra capaciteit regelen als de druk al voelbaar is. We zagen het deze zomer bij veel opdrachtgevers. Tegen die tijd betaal je vaak dubbel: in geld én in mensen die vertrekken omdat de druk te lang te hoog was.
Neem extra capaciteit dus mee in de begroting voor 2027. Als vaste post. Dan is capaciteit snel en zorgeloos op te schalen zodra een piek zich aandient. Hetzelfde geldt voor opleiding. Om twee redenen: training maakt bestaande tenderprofessionals efficiënter en training kan je capaciteit snel uitbreiden met bestaande of nieuwe collega’s.
Capaciteit en opleiding zijn geen kostenposten die achteraf om reparatie vragen. Het zijn investeringen die voorkomen dat avonden en weekenden gebruikelijke werktijden worden. Totdat die druk zijn tol eist.
Drie instrumenten, één moment
Deze drie acties zijn meer dan losse initiatieven. Juist in dit kwartaal zijn ze samen belangrijke bouwstenen van een doordachte begroting. Een begroting die volgend jaar meer rust en zekerheid geeft in je tenderaanpak.
Dus evalueer een aantal trajecten. Toets of iedereen je proces echt volgt. En reserveer budget voor de capaciteit en opleiding die je deze zomer nodig had. Doe die drie dingen en ik weet zeker dat je jezelf volgend jaar dankbaar bent.
Rick Uringa
