Rianne Euwe-Hage, Tenderadviseur Cinfield
Tenders zijn altijd tijdrovend. Maar soms is er simpelweg weinig tijd voor een inschrijving die wel het winnen waard is. Dat gold voor SMB Duiven, een schoonmaakbedrijf dat aasde op de gunning van een meerjarig contract met een onderwijskoepel. Cinfield zette tenderadviseur Rianne Euwe-Hage in om die klus binnen een week te klaren.
“Rick van Cinfield belt mij vaker als er brand is”, vertelt Rianne. “En in dit geval was het een nogal uitslaande brand: SMB Duiven had nog een week de tijd om zich in te schrijven voor een aanbesteding. Dat schoonmaakbedrijf wilde deze tender graag winnen, want het ging om een meerjarig contract voor zeven locaties: twee basisscholen en vijf Integrale Kindcentra. Ik dacht een paar seconden na en heb toen gezegd dat we ervoor gingen. Met de kanttekening dat het alleen lukt als ik de volledige controle heb. Er was nu eenmaal geen tijd voor veel discussies.”
Geen dagelijkse kost
Mitko Dzigal, directeur van SMB Duiven: “Ik heb Rianne direct de controle over het proces gegeven. Mijn twee kantoormedewerkers kon ik ook niet helemaal vrijmaken voor deze inschrijving, omdat de backoffice gewoon door moet draaien. Zelf had ik al wel een eerste opzet gemaakt, maar daar viel volgens Rianne veel aan te verbeteren. Niet erg, want tenders zijn voor mij ook geen dagelijkse kost.” Rianne: “Toch wilde ik beslist niet alles alleen doen, maar Mitko en zijn medewerkers helemaal meenemen in het proces. Aanbestedingen worden steeds belangrijker en ik wilde ze bewust maken van wat succesvol inschrijven inhoudt.”
‘Dat betaalt zich bij elke volgende aanbesteding uit’
Allerlei kwartjes
“Gelukkig was Mitko bereid zijn twee medewerkers deel te laten nemen aan de Cinfield-training Doelgericht schrijven’, vervolgt Rianne. “Tijdens die training konden ze het geleerde direct in praktijk brengen, zodat er al snel goede concepten lagen waar Mitko en ik mee verder konden. Het was mooi om te zien dat er bij die twee medewerkers allerlei kwartjes vielen bij de schrijfmethode Brons-Zilver-Goud. Dat betaalt zich bij elke volgende aanbesteding uit. Niettemin was het voor ons vieren keihard werken. De inschrijving nam ook een paar avonden en het weekend in beslag. Niet erg, want we voelden dat we een stevig verhaal aan het neerzetten waren.”
Schappen in opbergkast
“Een belangrijk inzicht voor de inschrijving was dat SMB Duiven zich onderscheidt door schoonmaak naast professioneel heel persoonlijk te maken. De schoonmakers van SMB Duiven kijken om zich heen. Ze maken niet alleen schoon, maar zien ook als er iets kapot is of beter kan. En hebben ideeën om dat te fiksen. Daardoor zijn die schoonmakers overal waar ze werken zulke graag geziene collega’s.” Mitko beaamt: “Wij willen niet die onzichtbare poetsers zijn, maar meedoen en -denken als volwaardige collega’s. Laatst heb ik zelf in een rommelig klaslokaal extra schappen in een opbergkast getimmerd, zodat leerkrachten alles overzichtelijk kwijt kunnen. Zoiets is bij ons vanzelfsprekend.”
Als winnende partij
“De warmte en vindingrijkheid binnen dit familiebedrijf konden we in de offerte goed laten zien”, zegt Rianne. “Net als de zorgvuldigheid waarmee SMB Duiven met schoonmaakmiddelen en -machines omgaat: heel belangrijk op locaties waar kleine kinderen rondlopen. We waren maar wát trots toen we als winnende partij uit de bus kwamen. Ik heb aan nogal wat tenders meegewerkt, maar binnen een week een winnende inschrijving opleveren is voor mij een record.” Mitko concludeert: “We hebben enorm veel van Rianne en van de training geleerd. Of we het de volgende keer helemaal zelfstandig kunnen, weet ik niet. Ik weet wel dat we de smaak te pakken hebben!
