Tendermanagement Essentials

Training 2: Winnende aanbiedingen schrijven

Dag 1
Je leert als deelnemer op een andere manier denken en schrijven, met het doel en de vraag van de klant als uitgangspunt. Je gaat aan de slag met een door jou meegebrachte offerte of tender. Je analyseert de offertes en tenders van jezelf en andere deelnemers op structuur, argumentatie, onderbouwing en overredingskracht. Daarna gaan we aan de hand van een schrijfmethodiek en gerichte oefeningen stap voor stap werken aan het schrijven van een offertetekst waarin je aantoont dat jouw oplossing het beste past bij vraag van de klant. De opbouw van deze dag is als volgt:

• Offertestructuur
• Onderscheidend vermogen en relevante onderbouwing
• Stijl in taal en vormgeving

Huiswerkopdracht
Na de eerste dag krijg je een huiswerkopdracht mee. In deze opdracht ga je het aangereikte proces en de schrijfmethodiek toepassen bij het schrijven van een offerte of uitwerking van een gunningscriterium. Zo pas je de opgedane kennis meteen praktisch toe. Je ervaart hierdoor hoe je sneller een heldere structuur en aansprekende tekst neerzet. De opdracht beslaat +/- 3 uur en dien je drie dagen voor de terugkomdag te retourneren aan de trainer.

Dag 2
Tijdens de terugkomdag van een dagdeel kijken we plenair terug op de individuele resultaten van de huiswerkopdracht. De belangrijkste leerpunten diepen we verder uit en lichten we nader toe. Door ervaringen en feedback met elkaar te delen, leer je snel en effectief. Er is voldoende ruimte voor discussie en feedback om elkaars ideeën te toetsen, we staan wat langer stil bij de onderdelen die als lastig worden ervaren. Het resultaat van de terugkomdag is dat je inzicht hebt gekregen in een ideaal schrijfproces, welke methodieken je daarbij kunt inzetten en zelf ervaren hebt hoe je dit in praktijk kunt toepassen.

Training 3: Optimaal tenderproces

De training Optimaal Tenderproces bestaat uit een interactieve dag met korte individuele- en groepsworkshops. De theorie leggen we uit aan de hand van voorbeelden uit de praktijk. Daardoor is het voor alle deelnemers herkenbaar en toepasbaar.

In de ochtend staan we stil bij de knelpunten die deelnemers in hun huidige tenderproces ervaren. Aan de hand van deze knelpunten schetsen we de hoofdstappen en besluitmomenten van het optimale proces. Vervolgens zoomen we in op de rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de tenderteamleden. We gebruiken hierbij het beproefde RASCI-model.

Tijdens het middagprogramma verdiepen we de hoofdstappen in het tenderproces. Daarbij besteden we specifiek aandacht aan de ideale kick-off, een effectief schrijf- en reviewproces en een gedegen projectevaluatie. Door het oefenen met de methodiek en casuïstiek krijg je concrete handvatten voor het toepassen van de processtappen binnen de eigen organisatie.

Training 4: Pre sales bij tenders en aanbestedingen

Welke rol speelt de inkoper bij het voorbereiden van de aanbesteding of tender? Hoe ga je in fase voorafgaand aan de tender om met de inkoper en andere stakeholders? Ben jij de partner of de leverancier? Manage jij het contract of de relatie? Allemaal vragen die relevant zijn om beter te begrijpen hoe inkoop werkt. En bovenal hoe jij jouw kansen beter kan inschatten en beïnvloeden in de voorbereiding op aanbestedingen en tenders.

Je krijgt als tendermanager, sales- of accountmanager inzicht in de wijze waarop inkoop georganiseerd is. Met deze inzichten begrijp je beter hoe een aanbesteding of tender tot stand komt en hoe jij jouw eigen positie kan versterken in het door inkoop bepaalde speelveld.

Tijdens de training van een dag werken we vanuit inzicht en beïnvloeding. We gaan in op situaties en die relevant zijn voor de groep deelnemers. De trainer maakt gebruik van praktijkvoorbeelden waardoor het voor alle deelnemers begrijpelijk en herkenbaar is.

Inzicht
’s Ochtends verkrijg je inzicht over de wijze waarop inkoop is georganiseerd. We gaan in op de rol van de (externe) inkoper en de verschillende taken en functies van inkoop. Onderwerpen die hierbij aan bod komen zijn:

• Centraal vs. decentraal gecoördineerde inkoop
• Publieke vs. private inkoop
• Inkoop strategieën, modellen en niveaus
• Het tenderproces vanuit inkoopperspectief

Beïnvloeding
’s Middags gaan we aan de slag met beïnvloeding. We gaan in op de wijze waarop jij de kansen tijdens de pre-sales fase kunt benutten om je voor te bereiden op de tender of aanbesteding en jouw winkans te verhogen. We besteden daarbij aandacht aan:

• Activiteiten ter voorbereiding op de aanbesteding of tender
• Stappen in stakeholdermanagement

Na het volgen van deze dag weet jij precies hoe het inkoopproces werkt en waar en wanneer je invloed kunt uitoefenen op het proces en het resultaat.