Niet de korte doorlooptijden. Niet de gebrekkige klantkennis of voorbereiding. De échte reden waarom tenders ontsporen, teams op hun tandvlees de deadline halen en de win-rate niet goed is, is een andere: rolonduidelijkheid. Die ontstaat als mensen met een te groot verantwoordelijkheidsgevoel de gaten dichtlopen van mensen met daadwerkelijke verantwoordelijkheid. Als niemand meer weet wie waarover mag beslissen. Of als niemand zich daaraan houdt. En even vaak is het geen onwil, maar onwetendheid.
Goede mensen, verkeerde rollen
Iedere tenderexpert heeft het meegemaakt:
- De EMVI-schrijver die ineens over de oplossing beslist: “anders wordt het verhaal niet rond”
- De technisch expert die moppert dat zijn ontwerp verkeerd is vertaald
- De commercieel verantwoordelijke die zich pas aan het eind inleest en zegt: “We moeten toch echt een andere oplossing aanbieden”
Aan inzet of betrokkenheid ligt het meestal niet. Het probleem is rolonduidelijkheid of rolverwisseling. En dat is dodelijk in een proces waar snelheid, strategie en scherpte samenkomen.
Rolonduidelijkheid als sluipmoordenaar
Rolonduidelijkheid speelt op álle niveaus. Wanneer wij bij Cinfield worden gevraagd om een tenderorganisatie of -afdeling te optimaliseren, is het meest voorkomende pijnpunt waarom processen stroef lopen: rolverwarring. Binnen tenderteams. Tussen bidmanagement en accountmanagement. Tussen bidteams en commercieel eindverantwoordelijken.
Structurele rolonduidelijkheid leidt tot frustratie, verminderde resultaten en verloop. Vaak van juist de beste mensen. En het is verraderlijk, want zolang er loyale teamleden met een groot verantwoordelijkheidsgevoel zijn, blijft het probleem onzichtbaar. Dan hoor je directies zeggen: “Hoezo een probleem? We winnen toch nog?”. Ja, nog wel…
Disclaimer: AI helpt hier niet
AI-tools kunnen data analyseren, teksten verbeteren en processen versnellen, maar ze lossen in de praktijk geen rolonduidelijkheid op. Daar is helder leiderschap en een duidelijke structuur voor nodig. Toch zien en horen we vaak dat organisaties hopen dat AI hun tenderproblemen oplost. Helaas. AI vervangt geen verantwoordelijkheden, geen beslismomenten en geen leiderschap.
AI vervangt processtappen of helpt bepaalde activiteiten in het proces te verbeteren en/of te versnellen.
Zonder heldere rolafbakening wordt AI hooguit een snellere manier om dezelfde fouten te maken.
De kracht van een RASCI-model
Een ogenschijnlijk saai, maar praktisch hulpmiddel bij rolonduidelijkheid is het RASCI-model. RASCI helpt je om in elke tenderfase vast te leggen wie verantwoordelijk is voor wat:
- R – Responsible: wie doet het uitvoerende werk?
- A – Accountable: wie neemt de beslissing? O.a. over team, strategie en aanbod.
- S – Supportive: wie levert inhoudelijke input?
- C – Consulted: wie moet vóór een besluit geraadpleegd worden?
- I – Informed: wie moet gewoon weten wat er speelt?
Door dit expliciet te maken, voorkom je onder meer dat schrijvers onbedoeld verantwoordelijk worden voor technische keuzes en oplossingen, dat tendermanagers gaten dichten die niet van hen zijn en commerciële eindverantwoordelijken pas aan het eind bijsturen.
RASCI is één van de middelen die kan bijdragen aan structuur, zodat iedere expert in het tenderteam zijn rol kan pakken. En AI speelt hooguit een rol in de ‘S’ en ‘C’ van dit model.
Tenderen is beslissen onder druk
Een tender is geen regulier salestraject. Het is een besluitvormingsmachine onder tijdsdruk. Wie structureel wint, heeft niet alleen de beste oplossing of technologie, maar ook een team waarin iedereen weet wat zijn of haar rol is, wanneer hij of zij beslist, én waar hij of zij zich niet mee bemoeit.
En jij?
Hoe borg jij rolhelderheid in jouw tenderteam? Werk je met RASCI, of heb je een andere manier om verantwoordelijkheden scherp te houden?
Wil je eens sparren over het optimaliseren van je tenderproces, of hoe AI een rol kan spelen in de S en C van jouw RASCI-structuur?
Bij Cinfield helpen we organisaties hun tenderprocessen te professionaliseren, van strategie tot structuur en capaciteit.
Neem gerust contact op
Een goed gesprek over rollen, processen en winstkansen levert altijd iets op.
