“In de zomer ligt alles even stil.” Dat is een zin die je in juni terugleest in bijna elke planning, factuur of vakantierooster. Voor sommige organisaties klopt dat ook: agenda’s lopen leeg, het tempo zakt, de telefoon is stiller. Maar voor wie met aanbestedingen werkt, is het vaak precies omgekeerd.
Vlak voor de bouwvak zetten aanbestedende diensten nog snel een inschrijving open. Coulant als ze zijn, geven ze er dan vaak wat extra tijd bij, ruimer dan de wettelijke minimumtermijn. Fijn, zou je zeggen. Extra tijd. Behalve dat die extra tijd niets vanzelf doet. Er zijn mensen nodig om een team samen te stellen, een winstrategie te bepalen, een vragenronde voor te bereiden en een eerste opzet te schrijven, te reviewen en aan te scherpen.
En dat terwijl collega’s met vakantie zijn, de planning al krap was en zelfs een ruime deadline niet meeschuift met verschillende vakantieplannen. Ligt werk in zomer stil of is het druk? Het antwoord is: allebei. Precies dát maakt de zomer zo’n interessante, maar ook onderbenutte periode.
De zomer als omslagpunt
Er is een fenomeen in de gedragswetenschap dat hier verrassend goed op aansluit: het fresh start effect. Onderzoek van Dai, Milkman en Riis (Wharton, gepubliceerd in Management Science) laat zien dat mensen aanzienlijk gemotiveerder zijn om doelen op te pakken of te herzien direct na een herkenbaar omslagpunt. Bijvoorbeeld het begin van een nieuwe week, maand, jaar… of na een vakantie. Sportscholen zien dat onmiskenbaar terug in hun bezoekcijfers: na een vakantieperiode stijgt de opkomst.
Vertaal dat naar een organisatie en de zomer klinkt kansrijker dan “even niets doen”. Die zomer is het moment waarop teams het meest openstaan voor een grondige evaluatie, een nieuwe aanpak, een scherpere propositie, of, heel praktisch, een aanbesteding die je net even anders oppakt dan de vorige.
Ruimte om verder te kijken
Een tweede lijn uit de wetenschap: onderzoek naar incubatie laat zien dat een rustigere periode het brein letterlijk de ruimte geeft om met nieuwe invalshoeken te komen voor een vraagstuk waar je al weken op vastloopt. Niet door er onder druk hard over door te denken, maar juist door het even los te laten.
De zomer is die periode met meer denkruimte in het hoofd. In theorie. Want die ruimte ontstaat alleen als collega’s de zomer ook daadwerkelijk vrijhouden voor reflectie, evaluatie of procesverbetering. En dáár gaat het meestal mis. De aanbesteding met de verruimde termijn vraagt nog steeds om coördinatie. De evaluatie van het laatste traject is blijven liggen. Het procesoptimalisatie-project staat al een tijd op de lijst, maar “nu even niet”. Zo blijven zomerkansen liggen.
Dubbel effect van zomerversterking
Wie moet die kansen dan pakken? De mensen die er nog zijn en bij wie het werk al over de schoenen loopt? Punt is dat die daardoor nog minder ruimte hebben om met een frisse blik naar de tweede helft van het jaar te kijken. De zomer wordt dan niet het omslagpunt waar je als organisatie of team behoefte aan hebt, maar gewoon: een drukke periode met minder collega’s.
Tijdelijke versterking is in zo’n situatie meer dan een pleister voor een capaciteitsgat. Het is de manier om de zomer te laten doen wat hij kan doen. Zo’n zomerkracht coördineert de lopende aanbesteding, kijkt met een frisse blik naar een nieuwe inschrijving, neemt de tijd om het laatste tenderproces te evalueren en verbeteren of richt een eerste AI-agent in voor het werk dat nu nog handmatig gebeurt. Bijvoorbeeld. Niet in de marge van een overvolle planning, maar als hoofdtaak.
En het vaste team? Dat krijgt na de zomer waar het fresh start effect over gaat: ruimte om in september niet gewoon verder te gaan, maar om juist scherper te beginnen. Zo heeft zomerversterking een dubbel effect.
Pak de zomerparadox aan
De zomer is niet het probleem. Het is ook niet automatisch de oplossing. Het is een venster, dat alleen iets extra’s oplevert als er iemand is om het open te houden. Hoe pak jij de zomerparadox aan?
Heb je deze zomer een belangrijke aanbesteding lopen of wil je je tenderproces evalueren, verbeteren of klaarmaken voor de toekomst? Ontbreekt daarvoor de tijd of de menskracht? Cinfield denkt mee en levert de tijdelijke versterking die nodig is om alles uit je zomer te halen.
Rick Uringa,
Directeur Cinfield
