De tender: een droom met een deadline

Yvette Naaijkens werd unaniem verkozen tot Tendermanager van het Jaar 2019. Als succesvol tendermanager bij Heijmans scoorde zij de afgelopen jaren 3 uit 4 trajecten. Laatste wapenfeit was het winnen van het grootste onderhoudscontract dat in 2018 op de markt kwam, alle onderhoud op Schiphol. Rick Uringa, directeur van Cinfield, beschouwt met Yvette de verkiezing én het vak in drie artikelen, dit is het eerste deel.

Rick: “Wat maakt tendermanagement zo leuk?”

Yvette: “Je bent als tenderteam bezig met het invullen van de vraag van morgen. Je levert dus niet alleen een bijdrage aan de commercie, maar geeft ook richting aan de ontwikkeling van je bedrijf. In ons geval had Schiphol hele ambitieuze doelstellingen op het gebied van asset management en IT bijvoorbeeld. Daar moet je in je aanbieding en dienstverlening naartoe werken. Als tendermanager ben je dus vele disciplines aan elkaar aan het verbinden om te komen tot onderscheidende nieuwe producten en diensten.”

Rick: “Ben je lekker bezig met tenderen, komt er ineens een nominatie op je pad voor de Tendermanager van het Jaar. Was het een verrassing?”

Yvette: “Ja! Compleet. Toen ik het mailtje kreeg, kon ik het eerst echt niet plaatsen. Ik ben gaan uitzoeken wat er erachter zat. Omdat ik net na de Schiphol tender iets rustiger had, besloot ik mee te doen. Je kunt het wel vergelijken met een tender. Ik ben een heel traject doorgegaan waarin ik iedere keer verder afgepeld werd. Van heel grof naar steeds fijner. Over de casus kon ik natuurlijk gemakkelijk vertellen, die heb ik helemaal doorleefd. Maar op een gegeven moment gaat het veel meer over jou als persoon. Wie ben je precies? Hoe sta je erin? Ik heb ook een inhoudelijk interview gehad dat me echt prikkelde, waarbij ik verrast was door sommige vragen. De jury bleek inhoudelijk goed doortimmerd. Daar ga ik harder van rennen!”

Rick: “De wijze waarop de verkiezing werd aangepakt is je goed bevallen?”

Yvette: “Ik vond het een meerwaarde. Je gaat toch nadenken over waarom je de dingen doet zoals je ze doet. Een hele simpele vraag zoals: Waarom was de tender zo succesvol? Dat is iets waar je voor jezelf paradoxaal genoeg nogal eens aan voorbijgaat. We hebben de goede dingen gedaan, ja, maar wat was nu echt het onderscheidende van mijn inbreng?”

Rick: “Laten we die succesvraag dan maar meteen beetpakken. De casus die je ingestuurd hebt is het winnen van een meerjarig onderhoudscontract met een waarde van 37 miljoen per jaar. Wat zijn de drie belangrijkste succesfactoren?

Yvette: “Elementair is voor mij het team. Sta je klaar op het moment dat die tender binnenkomt? En kun je de mensen ook richting geven? Je moet mensen vinden die zich comfortabel voelen bij het creëren van iets dat er nog niet is, die vooruit kunnen kijken. Met het team komt natuurlijk het vertrouwen van het bedrijf dat het kan, dat winst haalbaar is. Ik leg dat echt op tafel: Gaan we ervoor? Maken we de capaciteit vrij en kan ik werken met de mensen die ik in gedachten heb?”

Rick: “Je bent heel kritisch over het team en vertrouwen dat je krijgt, en de derde factor?”

Yvette: “Voor mij is het belangrijk om lang breed te kunnen blijven kijken. Veel mensen maken de fout om direct in de oplossingen te schieten. Ah, ik weet het antwoord al… En dat mag bij mij dus niet. Je moet ruimte houden voor ideeën om het nog beter te doen. Het team moet je daarin goed meenemen. Veel te vaak worden teamleden op pad gestuurd met een stukje van de opdracht maar zien zij te weinig het grotere geheel. Door mensen inzage te geven in hoe de komende maanden eruitzien, wat de visie is en hoe we gaan schakelen van grof naar heel fijn, weten ze beter waartoe het moet leiden. Dat volgordelijke is cruciaal. Vaak schakelen bedrijven veel te laat in tenderprocessen. Dan kun je alleen nog maar reageren in plaats van anticiperen.”

Rick: “Heb je wel eens een deadline niet gehaald?”

Yvette: “Nee.”

Rick: “Heb je weleens documenten met verkeerde vormvereisten ingediend?”

Yvette: “Ja. Maar we zijn gelukkig niet terzijde gelegd.”

Rick: “Wat is je grootste misser?”

Yvette: “Ik heb wel eens een misser in de details, een slip-of-the-pen. De naam van je bedrijf noemen in het stuk terwijl het niet mag. Het twintig keer gescreend hebben, maar toch gemist. Grotere missers zijn pre-kwalificatie fouten. Maar dat is echt in mijn beginperiode als tendermanager geweest. Dit is toch een vak dat je moet leren kennen. Je leert met vallen en opstaan waar de valkuilen zitten. Daar kun je iemand wel over vertellen, maar je moet het zelf ondervinden.”

Rick: “Je moet als tendermanager eerst een paar keer gevallen zijn?”

Yvette: “Eigenlijk wel. Dat is heel zuur voor een bedrijf, maar ja, dat is wel waar de ervaring vandaan komt.”

Rick: “Dat is hoop voor iedereen die af en toe een fout maakt. Als je nu kijkt naar het afgelopen jaar, wat heeft het je persoonlijk gebracht?”

Yvette: “Erkenning voor wat je doet. Niet dat dat er niet was, maar het is nu ook breder. Niet alleen voor het vak maar ook wat je kunt als mens. Ik heb bloemen en taarten binnengekregen van partijen die ik helemaal niet kende. Het opent deuren. Ik heb veel nieuwe mensen ontmoet en op allerlei podia gesproken waar ik normaal nooit kom. Dat creëert kansen. Ook heb ik interessante gesprekken gehad met aanbesteders, over hoe het proces beter kan. Ik vind dat het veel te veel ontbreekt aan dialoog met elkaar. Dat leidt voor beide zijden uiteindelijk niet tot een optimaal project. En ook heeft het bijgedragen aan mijn persoonlijke ontwikkeling. Je gaat zo’n heel traject door, inclusief assessment. Dat is een herijking van je sterkten en je ontwikkelpunten. Ik heb nieuwe inzichten opgedaan.”

Rick: “Wat heb je dan geleerd?”

Yvette: “Nou, ik heb bijvoorbeeld met Yacht een sessie gedaan en daar zag ik dat die echt heel strak op het proces zitten. Dingen die wij nogal losjes deden. En daardoor ontglippen bepaalde zaken je wel.”

Rick: “En je grootste inzicht?”

Yvette: “De verkiezing heeft me gesterkt in het beeld dat ik al had. En dat past ook precies bij wie ik ben. Ik zie tenders als een droom met een deadline. Je vult de vraag van de toekomst in, maar deze heeft wel een deadline. Je hebt dus invloed op de totstandkoming van iets nieuws. Eigenlijk is het van dromen werkelijkheid maken. Dat vind ik echt mooi.”

Rick: “De komende maanden komt er een nieuwe verkiezing aan. Hoe kunnen genomineerden zich goed voorbereiden?”

Yvette: “Reken erop dat het tijd kost! Dat deed het tenminste bij mij wel. Ik duik er dan ook helemaal in. Wat is de context? Wie beoordeelt? En vooral: wat is het verhaal dat ik wil vertellen? Ik ben echt bij mezelf nagegaan wat nu de impact is geweest die ik heb gehad op deze tender. Benader de verkiezing als een tender!”

Tendermanager van het Jaar 2020

Met de Verkiezing van SMA Tendermanager van het jaar willen de initiatiefnemers SMA en Cinfield bijdragen aan de zichtbaarheid en ontwikkeling van het vak tendermanagement. De verkiezing brengt diverse branches en de disciplines inkoop en verkoop samen. Deelnemers kunnen veel van elkaar leren en groeien in vakvolwassenheid. Vanaf 1 februari is het mogelijk een tendermanager te nomineren voor de TvhJ-award 2020. Kijk op: www.tendermanagervanhetjaar.nl voor meer informatie.

Deel dit artikel:

Gerelateerde artikelen

Menu