Van snotneus tot wijsneus
4 november 2019 stapte ik als onbevangen en enthousiaste snotneus op de fiets op weg naar mijn eerste dag als New Tender Talent bij Cinfield. Nog niet wetende wat me dit jaar allemaal te wachten stond, begon ik aan de onboarding bij Cinfield. In deze eerste maand werd mij de benodigd kennis rondom de wereld van tendermanagement en aanbestedingen bijgebracht. Deze kennis gebruik ik nog elke dag als basis voor mijn werk als Tender specialist bij Securitas.
Ruim een jaar na de die eerste dag, voel ik mij helemaal thuis in de wereld van tendermanagement. Ik heb dit jaar niet alleen ontzettend veel geleerd, maar ik heb ook mijn kennis mogen delen. Na het intensieve opleidingstraject van een jaar en praktijkervaring bij Securitas, deel ik graag mijn tips ter inspiratie voor beginnende tendermanagers, -specialisten en -schrijvers.
Tip 1: Kwalificeren kun je leren
Kies bewust op welke tender(s) je gaat inschrijven. Zelfs de beste tenderspecialist kan niet iedere tender winnen. Jouw organisatie is namelijk niet bij alle tenders de logische winnaar. De volgende 3 vragen helpen je om de bewust te kiezen voor het wel of niet inschrijven op een tender:
- Kunnen we dit?
- Willen we dit?
- Hoe groot is onze winkans?
Alleen als je op alle drie de vragen een positief en onderbouwd antwoord krijgt, is het de moeite waard om je in te schrijven op deze tender.
Tip 2: Een goed begin is het halve werk
Het goed begrijpen van de doelstelling, scope en eisen van de opdrachtgever is essentieel om de beste oplossing te bieden voor de uitgevraagde diensterlening. Zorg er daarom voor dat je bij de start van het tender traject in de kick-off al deze punten uitgebreid bespreekt.
Ga in de kick-off actief met het tenderteam de discussie aan, of jullie allemaal dezelfde conclusies trekken uit de beschikbare informatie. En besprek welke informatie je nog mist. Ontbreekt er informatie of zijn jullie het niet eens over de interpretatie? Vraag om verduidelijking bij de opdrachtgever. Dit doe je door vragen te stellen in de Nota van Inlichtingen. Stel het tenderteam altijd de vraag: “Hebben we alle benodigde informatie om de beste oplossing aan te bieden en de winnende tender te schrijven?”
Tip 3: Ga niet voor de beste offerte of inschrijving
Het gaat bij aanbestedingen niet om het schrijven van de beste offerte maar om het schrijven van de winnende offerte. Hierbij is het essentieel dat je begrijpt hoe je de maximale punten kan halen. Is het duidelijk wat de opdrachtgever terug wil lezen in de gunningscriteria en hoe zij dit beoordelen? Om dit helder te krijgen dien je samen met je tenderteam de volgende vragen te stellen:
- Is het voor iedereen helder, welke informatie wordt gevraagd in de gunningscriteria?
- Snappen we, doormiddel van het beoordelingskader, hoe we de maximale punten kunnen halen?
- Wie zitten er in het beoordelingsteam en hoe beoordelen zij de verschillende offertes?
- Tegen welke concurrentie nemen we het op?
Als je duidelijk hebt gemaakt wanneer je de maximale score haalt, dan kun je met het tenderteam hiervoor de passende strategie voor uitstippelen.
Niet het einde, maar slechts het begin
Ondanks de het uitgebreide leertraject van het afgelopen jaar ben ik nog lang niet uitgeleerd. Ik kan niet wachten om nog meer te leren in deze dynamische werkveld met hulp van mijn collega’s bij Securitas en vakgenoten van de BidCom, ‘de Bidmanagement Community’. Met als doel: Mijzelf en Securitas verder te ontwikkelen en nog meer tenders te winnen. Ik hoop dat mijn ervaringen jou en andere beginnende tendermanagers en -specialisten inspireren, om jezelf te blijven ontwikkelen in dit dynamische werkveld.
