Inschrijven op een aanbesteding is een vak apart. Bedrijven die voor de eerste keer inschrijven op een aanbesteding zijn over het algemeen veel tijd kwijt aan het zich eigen maken van de procedures en uitbrengen van een inschrijving die uitstijgt boven de concurrentie. Ondanks dat biedt het inschrijven op aanbestedingen kansen, zo ervaarde NBBU-Lid Daan Slütter, directeur en eigenaar van 4Minutes. Met ondersteuning van Cinfield nam hij de stap en met succes!
Vol inzetten op het plan
4Minutes was al enkele jaren de onofficiële ‘second supplier’ voor Twente Milieu, na Grolsch de bekendste werkgever in Twente. Daan: “Gedurende deze jaren was ons al enkele malen verteld dat het voor ons als lokale partij waarschijnlijk niet gunstig zou zijn als er aanbesteed zou worden. Toen wij de aanbesteding lazen viel ons direct op dat de aanbesteding niet bepaald richting ons geschreven was. Wij beschikten bijvoorbeeld nog niet over ISO 9001 en VCU- certificering. Bovendien kwamen we al snel tot de conclusie dat het moeilijk zou zijn om de aanbesteding op prijs te winnen. Dus wilden we vol inzetten op het plan, om daarmee toch genoeg punten binnen te halen voor het winnen van het contract.”
Als tender- en aanbestedingsspecialist ondersteund Cinfield NBBU-leden die willen inschrijven op een aanbestedingen. Zo begeleidde Cinfield ook 4Minutes bij het uitbrengen van de offerte aan Twente Milieu. Daan 4Minutes: “Via NBBU kwamen wij in contact met Cinfield. Dat heeft ons enorm geholpen. Dankzij de gerichte adviezen wisten we de winnende aanbieding te schrijven.
Rode strepen
Het schrijven van een perfect stuk is makkelijker gezegd dan gedaan. Dus hebben we in een vroeg stadium Cinfield gevraagd ons te begeleiden. Dat heeft enorm geholpen, want het is echt een kunst om in de beantwoording van de vragen in de aanbesteding zowel je eigen verhaal kwijt te kunnen als ook goed de vragen te beantwoorden. Anouk van Klink van Cinfield stuurde ons – als een soort strenge lerares – steeds terug naar de tekentafel als ik weer een mooi verhaal over 4Minutes aan het afsteken was. Telkens kreeg ik het stuk vol rode strepen terug met opmerkingen als: Welke vraag beantwoord je met deze alinea?”
Bid or no-bid
Uiteindelijk bleek het plan van 4Minutes het beste aan te sluiten bij de vraag van Twente Milieu. Daan: “Winnen is natuurlijk heerlijk. Het heeft geholpen om ons duidelijker te profileren als het enige lokale uitzendbureau dat alle grote bedrijven in Twente volledig kan voorzien van productie en logistiek personeel. Voor ons was dit contract heel belangrijk. Andere NBBU-leden zou ik willen zeggen: het inschrijven op een aanbesteding is een tijdrovend en daarmee kostbaar proces. Bedenk vooraf goed of je ervan overtuigd bent dat je de betere dienstverlening kunt bieden dan de concurrentie. En inschrijven kun je beter goed doen of helemaal niet doen.”
