“Ons tenderwerk heeft een enorme vlucht genomen”
11 september 2018 Marcel Otto

“Ons tenderwerk heeft een enorme vlucht genomen”

Anja van de Meer van IDDS volgde de training Doelgericht Schrijven. Met de verkregen inzichten professionaliseert ze het tenderwerk van haar en haar collega’s. “Hoe beter de informatie is die je tot je beschikking hebt, hoe gerichter en commerciëler je kunt schrijven.”

“Voor onze klanten maken we omvangrijke voorstellen. Maar hoe houd je die leesbaar en hoe sluit je die aan op de precieze vraag van de klant?”, zegt Anja van de Meer. Van de Meer werkt als projectmanager voor IDDS, een multidisciplinair ingenieurs- en adviesbureau dat zijn klanten integrale dienstverlening voor ruimtelijke ontwikkeling biedt. “Vanaf het moment dat iemand het idee krijgt: ik sta hier en wil daarnaartoe, kunnen wij alles op dat pad overzien. We schatten de risico’s en kansen in om de meest efficiënte route te bewandelen.”

Integrale aanpak

Van de Meer werkt op de afdeling die een integrale aanpak aanbiedt en daarbij samenwerkt met gespecialiseerde deelbedrijven. “Het is voor onze klanten belangrijk al deze verschillende disciplines samen te brengen, aan te sturen en aan elkaar te knopen. Bij een locatieontwikkeling komt heel wat kijken. Klanten kunnen dat vaak zelf niet overzien. We zeggen hier vaak dat we geen losse ingrediënten op het werkblad gooien waar de klant zelf maar een taart van moet maken. Nee, wij mengen de ingrediënten voor de klant en leveren de taart. En daar zijn ze blij mee.  Uiteindelijk willen we naar 1 plan van aanpak waarin alle onderdelen samenkomen en 1 plek vanwaar we al het werk kunnen overzien. De klant wordt dan niet lastiggevallen met losse vragen en problemen.”

Doelgericht schrijven

Een belangrijk onderdeel van de werkzaamheden is het tenderwerk, het opstellen en schrijven van offertes. Dat gaat verder dan 1 A4 tekst eindigend in een prijs. De offertes die Van de Meer opstelt voor IDDS zijn complexe documenten waarin alle nodige onderzoeken en vergunningen zijn samengebracht tot één duidelijk integraal aanbod. Om dit aspect van hun werk verder te professionaliseren, schreven Van de Meer en haar collega Jan Breukelman zich na een tip via de directie in voor de training Doelgericht Schrijven van Cinfield.

Hoe haal je informatie naar boven?

“Van tevoren verwachtten we vooral een training op het commerciële vlak – hoe schrijf je nu commercieel een goed voorstel? Maar de training ging veel meer over de vraag hoe je de informatie bovenhaalt die je nodig hebt voor je voorstel en hoe je je oplossing zo overtuigend mogelijk onder het voetlicht brengt. Uiteindelijk draait het daar ook om. Hoe beter de informatie is die je tot je beschikking hebt, hoe gerichter en commerciëler je kunt schrijven. Dat is een belangrijke les.”

Welke vragen stel je de klant?

“Wat is de vraag van de klant? Wat is zijn doel? En wat is de scope? Oftewel, wat moet er wel in de offerte en wat niet. We komen nu dagelijks terug op deze vragen. Het maak dingen veel makkelijker en efficiënter. Het doel van de klant duidelijk hebben, bijvoorbeeld, bepaalt niet alleen het gesprek met de klant, maar ook hoe we dit intern in het projectteam meenemen. We werken met teams van soms wel 6 mensen. Die moeten allen weten hoe ze hun onderdeel moeten aanbieden voor ons voorstel aan de klant. Als dit aan de voorkant helder is, voorkom je discussies en schrijf je een efficiënter voorstel. En het mooie is, we krijgen positieve feedback van de klant, bijvoorbeeld dat het voorstel zo helder is.”

Direct succesvol tenderwerk

“We pasten onze inzichten onlangs toe in twee trajecten. Het ene hebben we gewonnen, het andere nipt verloren, in een loting, hoewel het kwaliteitsonderdeel goed beoordeeld was. Het grote verschil ten opzichte van vroeger is dat we veel assertiever zijn geworden in het stellen van vragen en in het contact met inkopers. Dat helpt ons de scope afbakenen – wat nemen we wel op in het voorstel en wat niet? – en de vraag achter de vraag achterhalen, zodat we ons aanbod veel beter toespitsen.”

Durf te vragen

“We zijn nu bijvoorbeeld ook veel assertiever in het gebruik van de Nota van Inlichtingen. Benut de NvI om vragen te stellen en vertrouw erop dat jij het beste in staat bent de antwoorden te vertalen naar een aanpak die past bij de klant. We zijn een integrale partner en daarmee een betrouwbare partij die alle risico’s en kansen overziet. Als ik als IDDS een partner van de klant wil zijn, moet ik een aanbestedende dienst hetzelfde behandelen als andere klanten. Het zou raar zijn om boven een bepaalde drempelwaarde uit vrees voor je concurrenten de vraag van de klant minder goed te achterhalen.”

Bid of no bid

Het tenderwerk heeft na de training een enorme vlucht genomen, zegt Van de Meer. Ook haar deelname aan de BidCom helpt daarbij. “We hebben meer verstand van zaken gekregen, ook ten opzichte van combinatie-inschrijvers. Ik durf wel te stellen dat we met het onlangs gewonnen traject met kop en schouders boven de rest uitstaken. We maken offertes doelgerichter, meetbaarder. Onze inschrijvingen zijn gewoon sterker geworden. Ik merk ook dat mijn rol veel sturender is geworden. Naar combinanten, maar ook bijvoorbeeld naar de directie. Voorheen stelde ik me volgender op, nu geef ik aan: wel inschrijven of niet.”