New Tender Talent blog: 4 tips voor een winnende inschrijving
15 juli 2019 Steve Sijmons

New Tender Talent blog: 4 tips voor een winnende inschrijving

Steve Sijmons is sinds mei gestart als New Tender Talent bij Cinfield. In onderstaande blog geeft hij startende tender talenten de 4 gouden tips voor het winnen van een aanbesteding.

Ben jij net als ik de wereld van tenders en aanbestedingen aan het ontdekken? Wil je weten hoe je de kans op het winnen een aanbesteding vergroot? Ik ben Steve, nu twee maanden geleden gestart als New Tender Talent bij Cinfield. In de afgelopen twee maanden heb ik kennis & ervaring opgedaan door training, workshops en meelopen met ervaren tendermanagers. Mijn belangrijkste lessen heb ik voor jou vertaald in de 4 gouden tips voor de winnende inschrijving.

Tip 1: Ken je klant

In de periode voorafgaand aan de publicatie van een aanbesteding is er ruimte om te beïnvloeden en om informatie in te winnen. Door in gesprek te gaan en vragen te stellen in deze periode krijg je begrip van de doelstellingen van de klant en ontwikkel je een oplossing die hier op aansluit. Bespreek je oplossing met de klant, neem deel aan marktconsultaties of deel relevante kennis en informatie zoals artikelen, rapporten over jouw oplossing. Hierdoor ben je bekend bij de klant en hebben ze een beleving bij jouw inschrijving. Bespreek minimaal de volgende 4 onderwerpen met de klant:

  • Welk doel heeft de klant met de aanbesteding?
  • Welke eisen stelt de klant aan inschrijvers en op welke onderwerpen beoordeelt zij?
  • Hoe tevreden is de klant over de huidige oplossing?
  • Welke stakeholders zijn betrokken en wat is hun rol?

Na bovenstaande vragen te beantwoorden heb je begrip en informatie van de klantvraag. Zo neem je voorbereid deel aan de aanbesteding. Hierdoor kan je jezelf beter onderscheiden van andere inschrijvers bij het inschrijven op de aanbesteding.

Tip 2: Schrijf alléén in als je de logische winnaar bent

Kies bewust op welke aanbestedingen je inschrijft en bedenk goed waarom je inschrijft. Steek tijd in het analyseren waarom jouw organisatie de logische winnaar is en wat jouw oplossing onderscheidend maakt. Bepaal met onderstaande checklist of jij een logische winnaar bent:

  • Kennen wij de klant en kennen zij onze organisatie?
  • Weten wij welke doelstelling of probleem de klant heeft?
  • Hoe helpt onze dienst of product bij het bereiken van de doelstelling van de klant of kunnen wij die ontwikkelen?
  • Beschikken wij over voldoende capaciteit, tijd en kennis om een kwalitatief hoge aanbieding in te leveren?
  • Beschikken wij over relevante bewijslast die de klant overtuigt en daarmee een reden geeft om onze aanbieding het beste te waarderen? Voorbeelden hiervan zijn: tevredenheidscijfers, kosten of tijd besparende cijfers, referenties en quotes die duidelijk maken dat jouw oplossing heeft bijgedragen aan het behalen van een doel.

Heb je één van deze vragen beantwoord met ‘nee’ of weet je het antwoord niet? Vraag jezelf dan af of jij de logische winnaar bent en of je moet inschrijven op deze aanbesteding.

Tip 3: Beantwoord de klantvraag met structuur, onderbouwing en stijl

Overtuig de klant dat dat jouw oplossing het beste aansluit op de vraag. Dit doe je door concreet antwoord te geven op de vraag en de aangeboden oplossing te onderbouwen met behaalde prestaties. Aan de hand van de volgende drie stappen kom je tot een doelgerichte en overtuigende inschrijving die antwoord geeft op de vraag:

1. Structuur

Zet eerst een structuur neer waarin de hoofdvragen en eventuele sub-vragen in terugkomen. Dit doe je door met sub-kopjes en bulletpoints te werken. Zo heb je houvast voor verdere invulling van je antwoord. Houd je binnen de scope van de vraag en voorkom dat je informatie deelt die niet beoordeeld wordt.

2. Onderbouwing

De structuur werk je verder uit door er een lopende tekst van te maken. Redeneer waarom jouw oplossing aansluit op de klantvraag met behulp van prestatie informatie. Bewijslast is relevant als het resultaten betreft die je hebt behaald bij vergelijkbare klanten in vergelijkbare situaties. Wees concreet en specifiek in wat je meetbaar maakt. Hierdoor onderbouw je je claims en laat je zien dat je verifieerbaar presteert. Voorkom dat je informatie deelt die jouw onderbouwing niet ondersteunt, zoals het aantal jaar ervaring van de organisatie of kreten als ‘bij ons staat de klant centraal’

3. Stijl

Ten slotte focus je op stijl. Stijl bevat onder andere spelling en grammatica, lopende zinnen en aansluiting op de ‘Tone-of-voice” van de klant. Controleer dus op spelfouten en grammatica en maak de tekst prettig leesbaar door te variëren tussen lange en korte zinnen. Gebruik actief taalgebruik en voorkom het woorden als: ‘worden’, ‘zullen’, ‘kunnen’ en ‘willen’. Pas je tekst aan op de Tone-of-voice” van de klant door de woordkeuze aan te sluiten op die van de klant, maar voorkom vakjargon. Hierdoor herkent de klant zich meer terug in jouw tekst en vergroot je jouw winkans.

Houd in je planning rekening met deze drie stappen, zo heb je voldoende tijd om te schrijven. Het resultaat is dat je écht antwoord geeft op de klantvraag en deze onderbouwd in een stijl die voor de klant herkenbaar is.

Tip 4: Voorkom uitsluiting

Onderdeel van winnen is weten hoe je verliest. Voorkom uitsluiting en check dubbel of alle gevraagde formulieren correct zijn ingevuld en dien je inschrijving ruim voor de deadline in. Wat je zeker dubbel moet checken:

  • Zijn contracten en voorwaarden gecontroleerd en gaan we hier mee akkoord?
  • Zijn de documenten (waaronder UEA) volledig, compleet, correct ingevuld en door de juiste personen ondertekend?
  • Wordt de juiste versie ingeleverd?

Deze tips geven inzicht en houvast bij inschrijven op aanbestedingen. Cinfield ondersteunt je graag als er onduidelijkheden zijn of als je hulp nodig hebt bij inschrijven! Meer weten? Neem dan contact met ons op via info@cinfield.nl of op 088 234 76 00.