Deel 2: Trends in tendermanagement
Tendermanagement is een jong vak dat in rap tempo is geprofessionaliseerd. Wat zijn de trends en ontwikkelingen in het vak? En wat betekent dat voor de rol van tendermanager? Deel 2 van een gesprek met André Holterman van Capgemini en Brigitte van Gompel van Heijmans, de tendermanagers van het jaar in 2023 en 2024.
Als senior Bidmanager leidt André grote ICT-aanbestedingen. “In onze branche zie je steeds meer aanbestedingen waarin opdrachtgevers kiezen voor samenwerking met minder leveranciers of een partnership met één partij. Om het verschil te maken als inschrijvende partij moeten offertes ook vele malen concreter zijn dan een paar jaar terug. En innoveren is een must. “Je moet blijven innoveren in ‘people, process & technology’ om je aanbestedingen te blijven winnen.” Bij Heijmans geeft Brigitte van Gompel leiding aan een tenderafdeling die inschrijft op contracten voor gebouwenbeheer. “Een duidelijke trend is dat kwaliteit steeds zwaarder weegt ten opzichte van prijs. Ook duurzaamheid wint aan belang.”
Markt worstelt met opdrachtgever zijn versus partnerschap
Daarnaast ziet ook zij dat steeds meer organisaties een partnerschap aangaan. “Ze willen met minder partijen samenwerken, zodat de coördinatie efficiënter wordt.” André vult aan dat klanten het partnership ook al snel vertalen naar kosten in plaats van naar toegevoegde waarde. “Bij partnercontracten moeten we vaak de bestaande contractmanagers overnemen zonder daar iets voor te mogen factureren.” Dat partnerschap niet altijd voldoet aan de verwachtingen, blijkt volgens Brigitte uit een tegenovergestelde beweging in de markt: “Partijen die regiecontracten hebben met één partner zie ik hun contract weer aanbesteden over meerdere percelen. Vaak is het partnerschap mislukt, omdat ze zelf nog niet volwassen genoeg waren als regiepartner of omdat hun partner al het werk niet aankon. Dat leidt tot wantrouwen bij opdrachtgevers. In nieuwe contracten moeten we soms voldoen aan tien KPI’s in plaats van de gebruikelijke vier. Ook is er vaak een uitgebreid bonus/malus-menu, maar is er geen bonus te bekennen.”
Markt wordt kieskeuriger
Nog een trend is dat de inschrijvende partijen kieskeuriger worden. Brigitte: “Bij een openbare inschrijving met vier percelen schreven partijen vroeger blind in op alle vier. Nu schrijven ze vaak maar op één perceel in. Dat geldt ook voor ons, als bedrijf willen we onze steeds schaarsere capaciteit goed inzetten.” Brigitte verwacht zelfs dat de markt gaat draaien: “Grote opdrachtgevers, zoals scholen of gemeentes, zullen vooraf moeten lobbyen om partijen warm te maken voor hun opdracht. Want waarom zouden we nog meedoen aan een prijstender met heel veel KPI’s en weinig vernieuwing? Dat is voor ons niet aantrekkelijk.”
Rol tendermanager steeds belangrijker
De rol van tendermanager is in ontwikkeling en gaat verder dan alleen projectmanagement. Zowel bij Capgemini als bij Heijmans staat de tendermanager formeel onder de commercieel directeur, maar hun invloed op wel of niet inschrijven op een tender groeit. André maakt bijvoorbeeld soms deel uit van de leadkwalificatieboard. “Nadat we in een jaar tijd tien bids moesten stopzetten, mogen tendermanagers bij de kwalificatieboard aanschuiven. Hier stellen we kritische vragen om de meest kansrijke leads te filteren.” Bij Heijmans heeft de afdeling verwerving onder leiding van Brigitte een belangrijke stem. De commercieel managers brengen de leads aan, maar de afdeling verwerving toetst en scoort ze met hun tenderscan. Brigitte: “Wij kijken puur naar de winkans en de strategische bijdrage. De beste zeven pitch ik bij de regiodirectie die hierover beslist.”
AI wint terrein in tenderland
Artificial Intelligence gaat veel impact hebben op het vak. Heijmans en Capgemini experimenteren al volop. Brigitte: “AI is ideaal voor snelle analyses. Het helpt opdrachten te doorgronden en te toetsen, waardoor we veel tijd kunnen besparen. De technologie gaat ons ook helpen efficiënter te werken.” Voor het team van EMVI-schrijvers levert AI op dit moment nog geen grote (tijd)winst op, vertelt ze. “Voor het maatwerk en om de gevoelige snaar te raken blijft de mens onmisbaar.” André: “Wij zien AI als een verlengstuk van de mens. De technologie gaat ons helpen, maar je moet leren hoe je het goed inzet en hoe je resultaten beoordeelt. Je kunt de resultaten niet klakkeloos overnemen.”
Klaar voor de toekomst?
Wat zijn hun vervolgstappen? André investeert veel tijd in AI: “Ik onderzoek hoe we AI in ons vak kunnen inzetten. De techniek is niet de verandering, maar de adoptie ervan. Hoe incorporeer je het in je werk. Vorig jaar hebben we AI breed ingezet zonder dat het ons iets opleverde. Nu gaan we klein beginnen: stap voor stap. Daarnaast wil ik plezier in mijn werk houden en wil ik successen behalen met grote projecten.” Brigitte bereidt haar team voor op drukke tijden. “De schaarste in onze uitvoering loopt op. Dat stelt hoge eisen aan de opdrachten waar we voor gaan. Ik werk nu al aan verbinding en sfeer in het team, zodat we de beste contracten binnenhalen.”
Ken jij een tendermanager die afgelopen jaar uitblonk in aanpak en resultaat?
Kandideer hem/haar hier!
