De kick-off is de cruciale start voor een succesvolle tender. Toch wordt deze belangrijke sessie door veel organisaties en tenderteams onderschat. Wij vroegen 5 collega’s om één van hun belangrijkste tips voor een vliegende start en een effectieve kick-off.
1. Bereid jezelf en het tenderteam gericht voor op doel, rolverdeling en deliverables
Koen Mollink – Cinfield New Tender Talent
Een goede voorbereiding is cruciaal om het maximale uit de kick-off te halen. Het is van belang dat iedere aanwezige zich heeft ingelezen in de stukken en heeft nagedacht over de opdracht. Dit lijkt een open deur, toch blijkt in de praktijk dat veel deelnemers onvoorbereid deelnemen aan de kick-off. Het resultaat is in veel gevallen dat de kick-off wordt gebruikt voor het bijpraten over de opdracht, planning en het Programma van Eisen in plaats van een echte analyse van de klant en de klantvraag.
Benut de kick-off effectief door jezelf en het tenderteam gericht voor te bereiden. Formuleer een doel, stel een agenda op en stel vooraf de gewenste deliverables vast. Informeer het team hierover en laat hen weten wat je van hen nodig hebt voorafgaand en tijdens de kick-off. Laat bijvoorbeeld vooraf input geven op de agenda onderdelen of laat de klanteigenaar klantspecifieke informatie presenteren binnen de context van de tender. Zo borg je dat kostbare tijd effectief wordt benut en maak je een vliegende start van de tender.
2. Challenge het team: het gaat niet om de beste oplossing maar wel om de hoogste score
Rick Uringa – Directeur Cinfield
Een goed doorgronde interpretatie van de doelstellingen, gunningscriteria en beoordelingsmethodiek zijn cruciaal om te winnen. Toch komt het in onze praktijk regelmatig voor dat tenderteams hier onvoldoende bij stilstaan. Men leest alleen de vragen en vergeet deze in het licht te beantwoorden van de doelstellingen van de klant. Daarnaast staat men vaak onvoldoende stil bij ‘wat moet ik precies doen om de hoogste score te behalen?’ Risico’s dat je de tender verliest ontstaan vaak al vooraan in het tenderproces doordat de doelstellingen en het beoordelingskader van de opdrachtgever onvoldoende doorgrond zijn. Hierdoor wordt essentiële informatie voor de winstrategie over het hoofd gezien en ontstaan dodelijke aannames.
Voorkom deze risico’s en zet het tenderteam op scherp. Laat iemand aansluiten die kritische vragen stelt en het team uitdaagt om anders naar de klantvraag en de te behalen score te kijken. Een kritische en frisse blik helpt niet alleen het risico voorkomen dat je verkeerd interpreteert en punten verliest, maar het zorgt ook voor inspiratie om te komen tot de hoogst scorende inschrijving.
3. Visualiseren helpt hetzelfde te zien
Anouk van Klink – Adviseur en Manager operations Cinfield
Maak de gezamenlijke analyse van de klantvraag en maak het visueel. Visualisatie met behulp van een canvas helpt het team om makkelijker tot een gezamenlijk beeld te komen. Daardoor kun je, ook bij complexe vraagstukken, eenvoudiger en sneller tot de kern komen en blijf je weg bij het risico op blinde vlekken en aannames. Je kijkt immers niet meer naar de leidraad met veel tekst en inhoud maar werkt samen aan een visueel document waarin belangrijkste informatie over de tender gestructureerd samenkomt. Op deze manier zorg je dat de accountmanager, de projectleider, de engineer, de redacteur en de reviewer letterlijk door dezelfde bril kijken als ‘de inkoopjury’. 
Niet voor niets is het visualiseren van werk een van de principes van Agile Tendermanagement. Een van de Agile Tendermanagement tools is het Tender Analyse Canvas. Het canvas helpt je snel en effectief tot de kern van de tender en leidt tot logische keuzes en de beste oplossingen. Wil je het Tender Analyse Canvas gratis uitproberen? Download gratis het Tender Analyse canvas.
4. Vind de visie!
Michiel de Boer – EMVI redacteur en Associate Partner Cinfield
Voordat je ook maar iets anders doet, vind de visie! Wat is de visie van jouw organisatie? Waarom bied je aan? Welk onderscheidend voordeel heeft jouw organisatie ten opzichte van de concurrentie? Wat maakt dat jouw organisatie de best mogelijke match is voor de aanbesteder?
Simon Sinek heeft niet voor niets zoveel succes met zijn adagium ‘Start with WHY’. Als je de visie hebt, beschik je als schrijver over een kapstok waaraan je al je argumentatie kunt ophangen. Zo gaan de elementen elkaar versterken en leg je een coherent aanbod neer waar de opdrachtgever niet omheen kan. Werken vanuit een visie gaat bovendien sneller, is makkelijker en geeft overzicht voor alle teamleden. Probeer de visie zo vroeg mogelijk in het proces bloot te leggen. Begin daar al mee tijdens de kick-off.
5. Voorkom een Poolse landdag
Werner Sikken – Sr. Tendermanager en Associate Partner Cinfield
Je hebt een high performance team nodig om de klus te klaren. High performance vereist: duidelijke, korte communicatielijnen, eensgezindheid over doel en aanpak, heldere taakverdeling en snel kunnen schakelen. Hoe groter je team, hoe groter de kans op ruis en kwaliteitsverlies. Heb je meer dan 5 personen in team? Dan zijn het er waarschijnlijk al te veel. Houd de kern van het tenderteam klein en slagvaardig, vanaf de start! Heb je wel meer mensen nodig voor de uitwerking? Maak subgroepen per onderdeel of wensvraag en zorg dat in elke subgroep tenminste één kernteamlid vertegenwoordigd is. Zo houd je jouw aanpak wendbaar en effectief.
Hoe kunnen we je helpen?
Verwacht je een belangrijke tender of heb je behoefte aan professioneel advies bij de inrichting van het tenderproces? Neem contact met ons op via 088 234 76 00 / info@cinfield.nl of lees hier meer over onze advies en interim dienstverlening. Onze adviseurs, interim tendermanagers en EMVI-schrijvers staan voor je klaar. Samen helpen wij je bij het winnen en behouden van jouw belangrijke contracten!
