Inschrijven op aanbestedingen: als je weet hoe het moet, valt het wel mee!

De NBBU organiseerde in samenwerking met Cinfield op donderdag 18 januari 2018 een bijeenkomst Aanbesteden. De NBBU en Cinfield proberen er gezamenlijk al enige tijd voor te zorgen dat NBBU-leden bij aanbestedingen gelijkwaardig worden behandeld als andere partijen. Voor veel mkb-bedrijven blijft aanbesteden echter toch een ver-van-mijn-bed-show. Tijdens de bijeenkomst van 18 januari stond de basis van aanbesteden centraal. De conclusie van de bijeenkomst luidt: Als je weet hoe het moet, valt het wel mee!

Cinfield

Alexander Reuvers (managing partner Cinfield): “Wij werken al enkele jaren samen met de NBBU om de drempel voor NBBU-leden te verlagen en ervoor te zorgen dat aanbesteden wordt gezien als kans. Het is dan ook goed om te zien dat veel van de aanwezigen aangeven dat ze aanbesteden zien als kans en het relateren aan de groeipotentie van het bedrijf. Onze boodschap is ook: aanbesteden moet je zien als een integraal onderdeel van je commerciële organisatie, net als marketing en HR.”

Bidmanagement

Cinfield helpt NBBU-leden bij het inschrijven op aanbesteden, zowel individueel als in samenwerking met andere bedrijven en doet daarmee aan bidmanagement. Bastiaan van Rees, associate partner van Cinfield, licht dit verder toe aan de hand van een definitie en het Cinfield 3-fasenmodel. “Bidmanagement is het beheren van het gehele proces om te komen tot een (winnende) aanbieding, als antwoord op aanbestedingen en tenders met als gevolg het winnen van de opdracht c.q. het contract en het behouden van de klant.”

Beïnvloed het traject

Cinfield wordt in veel gevallen ingeschakeld op het moment dat de aanbesteding gepubliceerd is, maar eigenlijk is dat al te laat. Als je succesvol aan een aanbesteding mee wilt doen, moet je eerder actie ondernemen. De beïnvloedingsmogelijkheden op het traject zijn in de acquisitiefase het grootst. Tijdens de offertefase (na publicatie van de aanbesteding) zijn je kansen op beïnvloeding nog minimaal. Veel klanten willen hun aanbesteding tijdens het traject niet meer herzien. Het advies van Cinfield luidt dan ook: investeer in een goede relatie met de klant. Zorg dat zij ver voor publicatie van de aanbesteding al weten wie je bent en wat je kwaliteiten zijn. Krijg inzicht in het inkoopbeleid, zet al je contacten in en zoek uit wat de klant belangrijk vindt, zodat je je zo goed mogelijk kunt presenteren.

“Aanbesteden, ik heb daar echt nul verstand van”

Rommie Woudstra, directeur van @Work Personeelsdiensten, vertelde tijdens de bijeenkomst over haar eerste ervaring met aanbesteden: “Op 29 september 2017 hoorde ik via een contact dat er bij ons in de regio een aanbesteding liep van de DDFK-gemeenten. Mijn eerste reactie was: aanbesteden is niets voor ons, wij zijn te klein en kunnen dat helemaal niet. Ik heb daar echt nul verstand van. Omdat ik toch getriggerd was door de aanbesteding nam ik via de NBBU contact op met Cinfield. We kwamen erachter dat de deadline voor de tweede (!) Nota van Inlichtingen op maandag 2 oktober om 12.00 u was en dat de deadline voor de offerte slechts 3 weken later gepland stond. Na overleg met Cinfield hebben we besloten er toch voor te gaan en hebben we alles op alles gezet om een mooie en passende offerte te schrijven. Met de hulp van Cinfield werd er een uitsluitingseis aangepast en ontstond er ademruimte, omdat de deadline iets verschoven werd. Na een paar weken flink zwoegen hebben we ons ingeschreven op de aanbesteding. Ik miste wel echt het contact met de klant, waaruit ik op kon maken waar ze behoefte aan hadden. Uiteindelijk hebben we echt een aanbesteding geschreven vanuit ons eigen gevoel. Als we hem dan willen winnen, dan op een manier die bij ons past,” aldus Rommie.

Begin januari volgde de uitslag. @Work Personeelsdiensten is op perceel 1 als tweede geëindigd en bij perceel 2 als derde. Een flinke prestatie voor een eerste aanbesteding waarbij vooraf geen enkele beïnvloeding mogelijk is geweest. Met de 2e plaats bij perceel 1 is @Work Personeeldiensten in een wachtkamerconstructie beland, waarbij ze worden ingezet als de winnaar niet kan leveren binnen de eerste 24 uur of zijn afspraken niet nakomt. Rommie: “Al met al was het een heel leerzaam traject. Ook intern was het een bijzondere tijd, iedereen was aan boord en werd enthousiast om zo’n goed mogelijke aanbesteding te schrijven. Het was erg leuk om aan mee te doen en ik zou het zo weer doen. Je biedt zo’n gemeente ook eens een andere smaak. Van de zes deelnemers waren wij de enige regionale mkb’er tussen allemaal grote jongens die landelijk opereren. Je geeft de klant zo ook de mogelijkheid om regionaal te opereren.”

Stel jezelf de vraag of je wel echt mee wilt doen

Cinfield behandelde tijdens de bijeenkomst ter afsluiting nog een casus van een aanbesteding binnen de gemeente Haarlem. Bij elke aanbesteding zijn er een aantal vragen die je jezelf moet stellen:

Is het een kans?

Denk hierbij aan vragen als: wat is het potentieel? Ligt de dienstverlening binnen je scope? Ken je de klant? Kent de klant jou? Heb je de aanbesteding al kunnen beïnvloeden?

Kun je meedoen?

Voldoe je aan de basiseisen van de aanbesteding? Heb je referenties beschikbaar die voldoen aan de vereiste kerncompetenties? Heb je alle softwarepakketten waarom gevraagd wordt? Of is het haalbaar om binnen de deadline aan de eisen te voldoen, als je dat nog niet doet?

Kun je winnen?

Hoe complex zijn de wensen van de klant? Heb je voldoende kennis om in te schrijven op de aanbesteding? Op basis waarvan wordt jouw aanbesteding beoordeeld en kun je daar op anticiperen?

Wil je winnen?

De potentie van een contract kan interessant zijn en de omzet kan een flinke boost opleveren voor de eigen organisatie, maar ben je bereid om capaciteit vrij te maken in de eigen organisatie? Ben je bereid om feedback te krijgen op de uitwerking van de wensen? Ben je bereid om een lage prijs te offreren en om te investeren in hulp van buitenaf?

Kortom: veel vragen die je jezelf moet stellen voor je aan een aanbesteding mee wilt doen. Als je alle bovenstaande vragen met ja kunt beantwoorden, is de kans op winnen in ieder geval geoptimaliseerd.

Concrete tips

Cinfield geeft je tot slot nog enkele concrete tips die je kunnen helpen in het traject van aanbesteden:

  • Realiseer daadwerkelijke en meetbare prestaties in plaats van marketing USP’s
  • Bespreek met de klant hoe je waarde creëert voor elkaar
  • Beïnvloed je stakeholders (zowel op het proces als op de inhoud)
  • Kwalificeer je kansen
  • En bovendien… zoek elkaar op in het creëren van de winnende aanbieding

Meer informatie

Heb je vragen over aanbesteden of wil je de hulp van Cinfield inschakelen? Neem dan contact met ons op via het contactformulier.

Download de presentatie van de bijeenkomst downloaden in PDF

Cinfield biedt daarnaast enkele trainingen aan die je als NBBU-lid met korting kunt volgen. Bekijk het cursusaanbod via: NBBU – Agenda

Deel dit artikel:

Gerelateerde artikelen

Menu