In onze nieuwsbrief staan artikelen over juridische zaken rond aanbestedingen. Die lenen we van Tender People, specialist in publiek inkopen. Ludo Huisman legt uit waarom hij vaker vakkennis uitwisselt met Cinfield. En hoe belangrijk het is dat inkopers en inschrijvers de koppen bij elkaar steken.
“Beroepsblindheid slaat niemand over. Als inkoopadviseur die dagelijks bezig is met het beoordelen van inschrijvingen moet ik als geen ander weten wat cruciaal is voor een winnende inschrijving. Toch bestaat het gevaar dat je een visie neerlegt die niet aansluit bij de vraag achter de vraag of onvoldoende onderbouwd is met bewijsmiddelen. De bidmanager van Cinfield geeft dan tegengas. En helpt me scherp te kiezen als de tekst binnen een beperkt aantal pagina’s moet. Ik bel Cinfield dus om mij ongelijk te geven. Daar wordt de output al tien jaar beter van. De bidmanager is voor mij een business partner in het professionaliseren van onze organisatie.”
‘Ik bel Cinfield om mij ongelijk te geven’
Spiegelen en confronteren
“Als voorbeeld: eind vorig jaar behielden we de gemeente Utrecht als opdrachtgever. De Domstad is onze thuisbasis en de gemeente was vijftien jaar geleden een van onze eerste opdrachtgevers. Voor Tender People een must-win dus. De bidmanager van Cinfield hielp ons door goed doorvragen, spiegelen, confronteren en het scherp neerzetten van onze propositie. Want als je maximaal twee A4’tjes hebt om de centrale vraag te beantwoorden, dan moet je belangrijke keuzes maken in wat je als afvinkpunten noemt en waar je de diepte in gaat om jezelf kleur te geven. De kunst was om de rol van gespecialiseerd boetiekbureau als voordeel te zien in een concurrentieveld met grote ondernemingen. Ik denk dat we de gemeente vooral wonnen met onze aantoonbare aanpak op het borgen van een kwalitatief hoogwaardig adviesteam dat niet alleen ruime kennis heeft van het aanbesteden en ervaring met de inkoopcategorieën maar vooral goed wordt ingewerkt op de processen van de opdrachtgever. Dat zag Cinfield misschien nog scherper dan wij zelf.”
Sterker verzuild werkveld
“Het loont dus om een andere blik uit te nodigen. En toch gebeurt het weinig. Als ik op social media kijk dan zie ik inkopers en inschrijvers vaak in dezelfde reflex schieten. Er is vooral kritiek op het handelen aan de andere kant van de tafel. Terwijl er meer overeenkomsten dan verschillen zijn. Beide partijen moeten onder flinke tijdsdruk belangrijke beslissingen nemen, rekening houdend met dezelfde regelgeving. Dat alleen al verdient meer wederzijds begrip. Maar het werkveld lijkt sterk verzuild. Er zijn veel bijeenkomsten voor inkoopadviseurs en ook bidmanagers komen regelmatig bij elkaar om kennis te delen. Het zou goed zijn om juist vaker samen te sparren over de toepassing van het vak of gezamenlijk een reactie in sturen op consultaties van bijvoorbeeld nieuwe Europese richtlijnen voor aanbesteding. Inkopers en inschrijvers kunnen elkaar ontzettend helpen in hun streven naar wat per saldo hetzelfde doel is.”
Ontmoetingen tussen bloedgroepen
“Zonder met elkaar te praten, ontstaat alleen maar meer onbegrip. En misverstanden. Eenvoudig voorbeeld: een inkoopadviseur kan bewust een uitvraag nét voor de zomer plannen om inschrijvers de rust en ruimte te geven om er werk van te maken. Maar zonder goede communicatie kunnen die dat makkelijk omgekeerd uitleggen: als het over de schutting gooien met een onbehoorlijk slechte timing. Ik weet zeker dat ik ook namens Cinfield spreek als ik pleit voor meer ontmoetingen tussen beide bloedgroepen. Wij kijken er naar uit om dit samen met de beroepsorganisaties Nevi en SMA op te pakken. Rick en ik zijn de eersten die aansluiten.”
