Deals van €200 miljoen en opdrachten van €300.000 moeten nu worden gewonnen worden vanuit de huiskamer. Als gevolg van de maatregelen wegens het corona-virus werken tenderteams thuis aan het winnen van belangrijke aanbestedingen. Misschien wel de grootste nachtmerrie voor iedere tendermanager.
Hoe zorg je voor een goede kick-off en strategiesessie op afstand? En hoe organiseer je praktische zaken zoals het bewaken van voortgang zonder het tenderbord op kantoor. Wat zijn de mogelijkheden voor uitstel binnen de kaders van het aanbestedingsecht. En wat is het beleid van de overheid hoe om te gaan met interviews en presentaties en impact van de situatie op de aangeboden oplossing? Cinfield ondersteunt tendermanagers en tenderteams met een aantal praktische tips:
#1 Werk thuis, maar werk niet alleen
Blijven deadlines gehandhaafd? Laat je niet verleiden om niet als team ‘te starten’ zonder strategie en plan. Blijf collega’s opzoeken voor de kick-off, brainstorm en reviewsessies met video conference calls.
Zo kan je met gebruik van schermdelen in Skype, Teams of Google Hang-out prima een kick-off en reviewsessie organiseren. En zijn er diverse mogelijkheden om een digitale brainstorm vorm te geven. Dat kan via websites als: Stormboard, Mural en, Canvanizer.
Tip: In Mural transformeer je jouw standaard brainstorm canvassen naar digitale versies. Uiteraard kan je dit ook doen met Google Drive of Sharepoint.
#2 Grijp de kans: go Agile
Nu is je kans om Agile toe te passen in je dagelijks werk. Begin eenvoudig en plan daily stand-ups die helpen de voortgang van de tender bewaken. Rapporteer de voortgang van de activiteiten in sessies van 15 minuten met een videoconference. Dit zorgt voor hogere betrokkenheid van deelnemers en effectiviteit van de meeting.
“We zien dat organisaties deze situatie gebruiken om meer Agile te werken. Bijvoorbeeld door meer frequente stand-ups met het team. Wij doen zelf bij de start en einde van de dag een remote stand-up. Een efficiënte en effectieve manier om voortgang te bespreken.” aldus Gidion Peters van Organize Agile.
Maak voorgang in het team zichtbaar op een remote tenderbord. Er zijn talloze handige tools beschikbaar. Onze favorieten: Trello, KanBan Tool of Scrumwise.
Nog een belangrijke tip: “Selecteer je tooling zorgvuldig, maak afspraken over het gebruik en werk gedisciplineerd samen. Met aan strategie en aanpak voorkom je dat het een rommel.” Op deze manier ben jij volledig up-to-date over de voortgang van alle activiteiten en heb je volledige aandacht voor de winnende inschrijving.
#3 Documenten, handtekeningen en referenties nodig? Reken op extra vertraging
Reken in deze situatie op extra vertraging in het opvragen van documenten vanuit Overheid, verzekeraars, Kamer van Koophandel of bank. Plaats aanvragen zo spoedig mogelijk en meld de urgentie! Ook zij hebben te maken met de impact de Corona maatregelen. Het opvragen van documenten kan daarom (nog) langer duren dan je gewend bent.
#4 Durf te vragen
Voor degene die het gemist heeft. Onder andere Pianoo adviseert aanbesteders de deadlines ruimhartig te verlengen. Daarnaast hebben diverse aanbestedende diensten al aangekondigd flexibel te zijn met deadlines en maatregelen te treffen.
Kom je in de knel met deadlines voor inschrijving of nota van inlichtingen? Neem contact op met de aanbestedende dienst en durft te vragen! Deel jouw zorgen en knelpunten aangaande lopende, of verwachte aanbesteding en geef aan wat je nodig hebt.
Advies nodig bij een aankomende, lopende of net afgeronde aanbesteding? Neem contact met ons op via 088 234 76 00 of via info@cinfield.nl.
Heb je behoefte aan extra scherpte van een adviseur of tenderprofessional die ondersteunt bij het schrijven? Ook op afstand staat Cinfield met de beste adviseurs en tenderprofessionals klaar. We blijven helpen je bij het winnen en behouden van belangrijke contracten, zeker nu.
