Nog maar vijf maanden geleden werd de vijfde Shared Expertise Meeting gehouden, maar vanwege het grote succes was het dinsdag al tijd voor de zesde editie, SEM6. In Level Eleven, een prachtlocatie in hartje Amsterdam met een fraai 360 graden uitzicht over de hoofdstad, zochten opdrachtgevers en opdrachtnemers andermaal de dialoog, met als doel om van elkaar te leren. SEM6 had als thema Van belofte naar prestatie: hoe te komen tot succesvolle contracten? Het thema was door de deelnemers zelf gekozen en toont de behoefte onder inkoop en verkoop om aanbestedingen gezamenlijk succesvoller te maken.
Tijd om te verbinden!
Dagvoorzitter Rick Uringa (Cinfield) leidde de editie in met een verwijzing naar het belang van het daadwerkelijk kennen van elkaars doelstellingen en het zoeken naar verbinding. Als voorbeeld van deze urgentie noemde hij zijn ervaring eerder dit jaar met een grote aanbestedende dienst. Deze organisatie had als doel het twintigtal kort gedingen in 2017 rond aanbestedingen in 2018 te verlagen naar nul. In het gesprek met de inkoopleiding werd Rick gevraagd om zijn advies hierover. De enige vraag die Rick destijds stelde was: “Aan hoeveel van de organisaties die een kort geding startten, heeft u achteraf deze zelfde vraag gesteld?” De uitkomst liet zich helaas raden. Kortom: tijd om te gaan verbinden!
Die verbinding werd op de bijeenkomst ook nadrukkelijk gezocht. Onder andere door de betrokkenheid van de vereniging van inkoopprofessionals NEVI en de beroepsvereniging van salesprofessionals SMA, maar vooral ook door de interactie met het publiek via het onlineplatform Menti.com. Dat bood de deelnemers de gelegenheid om direct op stellingen te reageren.
‘We vergeten te vragen wat de ander wil en terug te vertellen wat we horen’
Frank Steller beet van de sprekers het spits af. De oud-CPO van NS is tegenwoordig PhD-onderzoeker aan de TU Delft en houdt zich in zijn promotieonderzoek bezig met succesvolle contracten. Steller onderscheidt vier soorten relaties (approved, preferred, performance en vested) waarbij opdrachtgever en opdrachtnemer – of klant en leverancier, waar Steller de voorkeur aan geeft – in de laatste vorm het meest gelijkwaardig zijn. Het gaat er niet alleen om dat leveranciers gelijkwaardig behandeld worden, maar dat je hen als gelijkwaardige behandelt, aldus Steller.
De samenwerking is belangrijk, want, zo blijkt uit Stellers onderzoek, we ‘vergeten te vragen wat de ander wil en terug te vertellen wat we horen’. Hij stelt dan ook voor geregeld aan je leverancier te vragen of het lukt en of hij eigenlijk wel winst maakt op het contract. Een opdracht is een samenwerking en die moet door klant én leverancier bestuurd worden, stelt Steller. “Succesvol samenwerken kan, maar dan moet je wel steeds blijven praten met je partner. Weet wat je zelf wil, weet wat de ander wil en vind een gezamenlijk perspectief!”
‘Houd het simpel!’
Ook Coby Hendriks, category manager Enterprise Business Applications bij de Rijksoverheid, benadrukte als spreker namens de inkoopkant het belang van goede communicatie in het aanbestedingsproces en juist daarvoor al in een permanente dialoog met de markt, onder andere door marktconsultatie. “Los lastige vragen samen op en liefst al vooraf”, stelt ze. “Zoek samen de grenzen op van wat er mogelijk is en verleg ze.” Verder moeten inkopers vooral aangeven waarom hun aanbesteding bijzonder is, maar tegelijkertijd nadenken wat ze echt nodig hebben. “Houd het simpel!” Maak liever eenvoudige afspraken die ook makkelijk nagekomen kunnen worden. Het is prima als opdrachtgever en leverancier niet dezelfde doelen nastreven, maar vind een gemeenschappelijk doel dat bijdraagt aan de hoofddoelen van beide partijen.
‘Offertes worden gewonnen of verloren op kwaliteit, niet op prijs’
Marcus van der Ven riep namens de verkoopkant op te streven naar een gezamenlijke taal. De strategisch tendermanager en projectmanager bij Royal HaskoningDHV meent dat partijen nu vaak te veel in hun eigen silo praten en dat statistieken en prestatiegegevens, mits relevant, kunnen helpen om dat op te lossen. Daarmee kunnen leveranciers hun kwaliteiten benadrukken en dat is belangrijk om niet louter op prijs te beoordelen. De prijs is sowieso niet zo belangrijk als hij vaak gemaakt wordt, is Van der Vens stelling. “Offertes worden gewonnen of verloren op kwaliteit, niet op prijs.” Punt is echter dat opdrachtnemers onvoldoende hun meetbare meerwaarde kennen en inzichtelijk maken.
Van der Ven pleit bovendien niet voor meer communicatie, maar vooral voor eenvoudigere communicatie. “Als de klant ons niet snapt, dan is dat onze schuld. We moeten dan juist niet méér gaan vertellen, maar onze boodschap vereenvoudigen.”
Paneldiscussie
Na een korte pauze schoven de drie sprekers aan bij Ludo Huisman van Tender Peopleen Alexander Reuvers van Cinfield voor een paneldiscussie. Die begon met de stelling dat opdrachtgevers te weinig verplichtingen hebben in contracten. Daarmee was het merendeel van de aanwezigen in de zaal (70 procent) het eens. Marcus van der Ven nam een tegenpositie in. “Ik geloof niet in verplichtingen, niemand is de baas over elkaar.” Coby Hendriks wees er daarbij op dat een contract er ook is voor als er iets misloopt en het dus zinvol is om vooraf duidelijke afspraken te maken. Om een contract tot een succes te maken, moeten volgens Huisman vooral goede procesafspraken gemaakt worden over gezamenlijke verbeteracties wanneer doelen niet bereikt worden in plaats van de boetebedingen die veelal worden opgenomen. Alexander Reuvers wil dat beide partijen vooral uitspreken wat er met het contract bereikt moet worden. “Blijf zoveel mogelijk weg van juridisering”, raadt hij aan. Marcus van der Ven pleitte in het verlengde van Reuvers voor juist vrij weinig informatie. De klant moet volgens hem het probleem en het einddoel benoemen en de rest moet door de leverancier worden ingevuld.
De volgende stelling: windowdressing bij inschrijvingen verergert de juridisering, kon op nog meer bijval rekenen uit de zaal. Slechts 7 procent was het oneens. Windowdressing komt niet alleen van de verkoopkant, merkte een deelneemster op. Als de klant veel – soms wel honderden – eisen stelt, is dat ook een vorm van windowdressing. Daar was Marcus van der Ven het helemaal mee eens. “Je helpt de leverancier niet door veel eisen te stellen”, gaf hij aan. “Laat de leverancier met een eigen oplossing komen.” De uitdaging voor de klant is volgens hem om de eisen voor de aanbesteding op een A4’tje te zetten.
Of dat lukt, is een tweede. “Er hangen veel banen vanaf. Er is een industrie rondom contracten ontstaan, maar we moeten andere reflexen krijgen.” Volgens Van der Ven is het zaak minder te communiceren en dingen simpeler te maken zodat opdrachtnemers ruimte krijgen. Ludo Huisman gelooft niet in minder communiceren en de oplossing enkel van de opdrachtnemer te laten komen. Ook de kennis van de opdrachtgever moet ten volle benut worden om samen de doelen te realiseren. “We hebben elkaar nodig om het tot een succes te maken.”
‘De ideale temperatuur? 29,2 graden Celsius’
Tot slot was er een prangende vraag uit de zaal. Wie gaat ervoor zorgen dat we meer in gesprek gaan, maar niet te veel? Frank Steller wist daarop het antwoord: “Jij! Het is nooit de fout van de ander. Je moet zelf zorgen dat er genoeg gecommuniceerd wordt.”
Na het officiële deel sprak Luc van Busselvan Regardz nog over hospitality. Die zou wat hem betreft leidend moeten zijn in heel de zakenwereld. Hij geeft iedereen de tip die een aanbesteding uitschrijft dat er een warme sfeer mag zijn. “Waar is dat confettimomentje van ‘Oh, wat fijn dat je inschrijft!’”, vraagt hij zich af. “Daarmee zet je meteen een andere toon.”
Bij Regardz verlangt hij warmte van zijn personeel. De ideale temperatuur? 29,2 graden Celsius. Dat is de temperatuur van het water van de subtropische zwemparadijzen van Center Parcs, waar Van Bussel eerder verantwoordelijk voor was. Die temperatuur is te warm om te zwemmen, maar precies goed om niet meer het water uit te willen. Alle bedrijven zouden er wat hem betreft goed aan doen naar die 29,2 graden te streven, maar dat lukt alleen als hun medewerkers die warmte uitstralen en als gastgever optreden voor elke leverancier en opdrachtgever.
Hier ligt een mooie opdracht voor in- en verkoop: zorg dat je niet koud in een warm bad stapt.
