Anouk van Klink is sinds februari in dienst bij Cinfield. Ze schreef onderstaande blog over haar eerste maand als adviseur bidmanagement en zet daarin haar eerste indrukken uiteen.
Met een grote passie voor eten en drinken en een achtergrond in de hospitality ben ik altijd nieuwsgierig naar andermans keuken, letterlijk en figuurlijk. Dat is ook wat ik de afgelopen maand heb gedaan: meekijken in diverse tender- en aanbestedingskeukens.
Passie
Ik heb mij in deze maand verwonderd en verbaasd over de wijze waarop er gewerkt wordt. Ongeacht de branche hebben veel van deze keukens één ding gemeen: er wordt zonder meer hard gewerkt en ‘gekookt’ met passie, maar krijgt de gast vaak niet precies wat hij had verwacht? Of worden zijn verwachtingen overtroffen? Heeft de gast het verkeerde besteld of heeft de kelner de gast niet goed begrepen?
Doelstellingen en behoeften
Het komt geregeld voor dat de doelstelling van een aanbesteding en de achterliggende behoeftes van een organisatie niet zijn op te maken uit de aanbestedingsdocumenten. Een kleine greep uit, voor veel partijen vast al te herkenbare, doelstellingen: ‘het sluiten van een (raam)overeenkomst’ of ‘een partnerschap met drie leveranciers’.
Wat is er op voorraad?
In feite komt dit neer met op het bestellen van ‘een (hoofd) gerecht’ of ‘een menu met drie gangen’. De kok weet hiermee niet wat de gast wil eten, waar hij of zij behoefte aan heeft, met als gevolg dat hij maakt wat hij zelf het lekkerste vindt of wat hij nog op voorraad heeft. Een bestelling van een vegetarisch gerecht doet vermoeden dat de gast zich richt op duurzaamheid. Pasta is onderdeel van een calorierijk dieet. Is de gast een (top)sporter? Weet de kok hiermee voldoende om een passend gerecht te bereiden en de verwachtingen van de gast te overtreffen? Nee, zeker niet.
Hoe onderscheid je je?
Door zich te verdiepen in de gast, goed te luisteren en de juiste vragen te stellen leert de kok hoe hij zich kan onderscheiden:
- Verdiep je in de klant. Dit klinkt vanzelfsprekend, maar wordt al te vaak onderschat of vergeten. Wat speelt er in de markt van de klant en welke uitdagingen brengt dat met zich mee? Welke (strategische) doelen stelt de klant en wat kun jij doen om hieraan bij te dragen? Vragen die je voor de publicatie al kan onderzoeken en opvragen bij jouw contactpersoon.
- Doe een gedegen analyse. Om onderscheidend te zijn in het bid moet je precies weten wat wordt gevraagd en hoe dit wordt beoordeeld. Analyseer de vraag dus eerst goed voor je een kick-off plant of de pen op papier zet om de beantwoording te schrijven.
- Komen de bevindingen uit de voorbereiding, doelstellingen en wensen in de aanbesteding met elkaar overeen, of sluiten ze op elkaar aan?
- Is het volledig duidelijk wat het beoogde doel en gewenste resultaat van de aanbesteding is? Is helder waar jouw oplossing aan bij moet dragen?
- Weet je precies wat de klant wil lezen in de beantwoording van de wensen of gunningscriteria?
Stel vragen!
Is een van de antwoorden ‘nee’? Grijp je kans en stel vragen!
- Stel vragen! De Nota van Inlichtingen is bedoeld om toelichting te vragen op datgene wat in de aankondiging, het bestek of de selectieleidraad is vermeld. Dat betreft dus niet alleen vragen over de procedure of juridische aspecten, maar juist ook over de gewenste goederen of diensten. Gebruik de Nota van Inlichtingen om vragen te stellen als bovenstaande vragen niet helder zijn.
- Waar traint de sporter voor als hij pasta bestelt?
- Waar moet een duurzaam vegetarisch gerecht aan voldoen?
- Op welke wijze beoordeelt de gast zijn restaurantervaring?
De verwachtingen overtreffen
Zorg dat de doelstellingen en wensen van de klant volledig duidelijk zijn. Want hoe kun je de verwachtingen van jouw gast overtreffen als je niet precies weet wat hij verwacht?
Training Aanbestedingswet voor Inschrijvers
Wil jij inzicht in hoe je voorafgaand aan publicatie of in de offertefase je eigen positie kunt versterken en je winkansen verhoogt? Schrijf je in voor de training Aanbestedingswet voor Inschrijvers.
