What the bidwriter?!
11 juni 2019 Anouk van Klink

What the bidwriter?!

Ze was zich eerder niet bewust van het bestaan van dit vak, maar sinds een half jaar is Nancy van Sonsbeek Bid writer bij Marsh. Dankzij bemiddeling van Cinfield kwam Nancy in haar functie terecht. Inmiddels voelt ze zich als een vis in het water in deze functie en deelt graag haar ervaringen. In dit interview deelt ze haar ervaringen voor aspirant tender-professionals.

Toen je hoorde over de functie van Bid writer: wat sprak je daarin aan?

Voornamelijk de diversiteit in de functie en dat je zelf in control bent voor het gehele proces. Jij bepaalt de deadlines en zet de lijnen uit. Jij zorgt ervoor dat de juiste mensen bij elkaar komen en de juiste input leveren. Je hebt veel contact met allerlei mensen binnen (en soms buiten) het bedrijf.

Wat verwachtte je van de functie? En wat is daarvan tot nu toe uitgekomen?

Ik ging er eigenlijk geheel blanco in. Waar ik het wel mee vergeleek is met het leiden van projecten tijdens mijn studie, wanneer je bijvoorbeeld met je team een gezamenlijk rapport in moest leveren. Daar was ik al vaak degene die de planning controleerde en de final check deed.

Voor welke onderdelen van het werk kom jij ’s morgens je bed uit?

Voor de meetings met de collega’s die input moeten leveren. Tijdens deze brainstorms wisselt iedereen zijn of haar gedachten uit waarna er uiteindelijk iets concreets op papier komt. Daarbij vind ik het ook fijn om timelines te maken, zodat je precies in beeld hebt wie wat doet en wanneer. Uiteraard ben ik ook enorm blij met alle leuke collega’s binnen het bedrijf!

Wat is er minder leuk aan het vak?

Minder leuk vind ik het om mensen aan te spreken die geen input hebben aangeleverd op het gewenste moment. Dit geeft een soort ‘juf’ gevoel. Daarbij zijn er ook wel eens mensen die maling hebben aan het bidteam en niet reageren op e-mails of verzoeken. Dat is erg onprettig.

Wat zou je nu anders doen bij je eerste tender/aanbesteding?

Tijdens mijn eerste tender heb ik mij teveel laten leiden door iemand buiten de tenderafdeling. Hierdoor liep ik helemaal vast met mijn tijdsplanning en kreeg ik input te laat. Dat geeft stress en overwerk! Nu ben ik veel meer in de leaden verloopt het proces zoals ik dat aangeef.

Wat is het belangrijkste dat je hebt geleerd de afgelopen maanden?

Dat ik duidelijk moet zijn tegen collega’s wat ik van ze verwacht en wanneer. Ik stuurde vaak e-mails met de vraag of ze tijd hadden om iets aan te leveren maar daar krijg je dan uiteraard geen reactie op. Nu houd ik mijn e-mails kort en bondig en stel duidelijke vragen.

Wat is het gaafste moment als bid writer?

Dat ik een week in Brussel mocht meelopen met een van onze Europese projectleiders van het bidteam. Zij zit al heel lang in het vak en dat is een heerlijke bron om van te leren.

Wat moeten young professionals weten over het vak bidwriting?

Je moet houden van gestructureerd en planmatig werken. Het is echt key om voor iedereen de juiste planning op te kunnen stellen en je daaraan te houden. Verder helpt het als je nieuwsgierig bent en het leuk vindt om te leren. Als bidwriter (her)schrijf je andermans stukken, je komt zo een hoop te weten van het vakgebied (en moet uiteraard al beschikken over enige basiskennis). Mijn advies is: ga op zoek naar kennis om jouw functie zo gemakkelijk mogelijk te maken. Het heeft mij veel geholpen om afspraken te maken met collega’s die mij alle kneepjes van het vak konden uitleggen.

Ook bid writer worden?

Dat kan! Cinfield leidt Tender Talent op in het New Tender Talent program. In een intensief progamma van 13 maanden waarin je al lerend werkt wordt je klaargestoomd om als Bid writer of Tendermanager aan te slag te gaan. Meer weten? Bekijk de vacature voor New Tender Talent

of neem contact op met Anouk van Klink via anouk.vanklink@cinfield.nl of 06 19 26 68 51.